Notulen  04 Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Aanleiding en context

Ondanks de intussen fel gedigitaliseerde wereld waarin wij ons bevinden, is er nog steeds nood aan briefpapier en -omslagen met logo. Wij sloten destijds als OCMW zelf een overeenkomst af met drukkerijen, maar de onderhandelde eenheidsprijzen blijven hoog. Door in te stappen in een raamovereenkomst kunnen we door schaalvergroting financieel een voordeel doen.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

- gemotiveerde gunningsbeslissing van Vlaamse Regering van 5 februari 2020 tot gunning van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit ‘Aanleveren drukwerk met bijhorend online bestelportaal, voorzien van koppelingen’ (bestek 2016/HFB/OPMB/32759)

- definitieve gunning van 1 maart 2021, gekend onder sluiting TPR/HM/2016-32759

- besluit van de Vlaamse Regering waarbij de opdracht wordt gegund aan Drukkerij Artoos nv, Oudestraat 19 te 1910 Kampenhout

Motivering

Via de raamovereenkomst  ‘Aanleveren drukwerk met bijhorend online bestelportaal, voorzien van koppelingen’ van het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid kunnen wij bestellen zonder zelf de markt te moeten raadplegen. Print.vlaanderen werkt onder de raamovereenkomst voor drukwerk van het Agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid.

De opdracht heeft een initiële looptijd van 3 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld bij de sluiting. Deze raamovereenkomst kan éénmaal verlengd worden met een periode van een 1 jaar, aansluitend op de initiële looptijd. De einddatum van de overeenkomst is 1 maart 2024, met de mogelijkheid tot verlenging van 1 jaar.

In eerste instantie is de toetreding tot deze raamovereenkomst bedoeld om briefomslagen en briefpapier aan te kopen. Voor de aankoop van affiches en folders is het de bedoeling om beroep te doen op lokale drukkerijen. Er zal hiervoor een bestek uitgeschreven worden. Redenen zijn de strakke deadlines die binnen bepaalde projecten van toepassing zijn.

Financieel aspect

Via exploitatiebudget - OC/6141006/011000/AP 4.4/A 4.4.1 - regulier beleid administratie

Aanleiding en context

De uitvoer warme maaltijden bestaat uit verschillende facetten. In het gehele proces zijn er verschillende stappen die door verschillende diensten worden opgenomen. Het proces is van toepassing op het Zorgloket, het onthaal, administratie sociale dienst, de kok, het keukenpersoneel en de maaltijdbedelers. We hebben gemerkt dat we een aantal wijzigingen moeten doorvoeren om een efficiënte(re) werking te verzekeren:

1. Afmelden van een maaltijd twee werkdagen op voorhand i.p.v. één werkdag

2. Geen levering van een warme maaltijd meer op zaterdag wanneer vrijdag of maandag een feestdag is maar wél een extra levering van een koude maaltijd op vrijdag die kan opgewarmd worden

3. Prijsbepaling op basis van een categorie i.p.v. op basis van inkomen

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- reglement maaltijden aan huis vastgesteld bij besluit raad voor maatschappelijk welzijn op 16 december 2013, en de latere wijzigingen

- positief advies van het Bijzonder Comité voor de Sociale dienst van 1 september 2022

- nota 'Voorstel aanpassingen reglement maaltijden aan huis'

- goedkeuring en positief advies van het vast bureau van 12 september 2022

Motivering

Het afmelden van de maaltijd gebeurt best twee werkdagen op voorhand. De kok moet tijdig weten hoeveel maaltijden er moeten gemaakt worden.

Het aanpassen van de regeling bij een feestdag die op vrijdag of maandag is, heeft enkele voordelen:

- heden gebeuren er veel fouten; administratief is dit immers in het softwarepakket moeilijk te verwerken. Een aanpassing van het softwarepakket kan eventueel, maar hier hangt een financiële kost aan. Het aanpassen van de procedure lijkt ons eenvoudiger.

- er is minder personeel nodig, zowel keukenpersoneel als maaltijdbedelers (+ minder verbruik van wagens) want er moet dan immers niet meer worden uitgereden op zaterdag zoals nu wel het geval is.

Het aanpassen van de prijsbepaling maakt het systeem eenvoudiger. We werken nog met slechts 2 tarieven: sociaal tarief van 3 euro en standaard tarief van 8 euro. Het sociaal tarief wordt toegekend aan gebruikers die tot een bepaalde categorie behoren (en waarbij reeds een financieel onderzoek gebeurde). 

De drie aanpassingen zorgen dus voor administratieve vereenvoudiging in de werking van dit systeem. 

Financieel aspect

Geen financiële kost, eerder een kleine 'winst' door kosten die zullen dalen.

Aanleiding en context

Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat uiterlijk voor 30 september aan de raad voor maatschappelijk welzijn een opvolgingsrapportering wordt voorgelegd met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan over het eerste semester van het boekjaar.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen, inzonderheid artikel 263

- besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, inzonderheid artikel 29

- ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, inzonderheid artikel 5

Motivering

Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat uiterlijk voor 30 september aan de raad voor maatschappelijk welzijn een opvolgingsrapportering wordt voorgelegd met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan over het eerste semester van het boekjaar.

Artikel 29 van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de BBC bepaalt dat de opvolgrapportering minstens de volgende elementen bevat:
- een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan,
- een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar,
- in voorkomend geval: de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan,
- in voorkomend geval: de wijzigingen van de financiële risico’s.

Artikel 5 van het ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen van de beleidsrapporten bepaalt dat het overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar in de opvolgingsrapportering minstens de volgende elementen bevat:
- een overzicht van de ontvangsten en de uitgaven, opgesteld conform schema J1,
- een overzicht van de ontvangsten en de uitgaven naar economische aard, opgesteld conform schema T20.

Financieel aspect

Aanleiding en context

Zoals bepaald in de statuten en het huishoudelijk reglement kan elke deelgenoot een interne deskundige afvaardigen naar de algemene vergadering en de raad van bestuur mits goedkeuring door de algemene vergadering van de Welzijnskoepel West-Brabant. Door een personeelswijziging dient een nieuwe afvaardiging gekozen.

Juridische grond

- decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- statuten van de Welzijnskoepel West-Brabant

- huishoudelijk reglement van de Welzijnskoepel West-Brabant

Motivering

Het OCMW Londerzeel is deelgenoot van de Welzijnskoepel West-Brabant (welzijnsvereniging).

Zoals bepaald in de statuten en het huishoudelijk reglement kan elke deelgenoot een interne deskundige afvaardigen naar de algemene vergadering en de raad van bestuur mits goedkeuring door de algemene vergadering van de Welzijnskoepel West-Brabant. Deze deskundige wordt afgevaardigd omwille van zijn expertise in het domein van welzijn en zorg. In het verleden werd deze rol ingevuld door Michaël De Donder, binnen zijn functie als beleidscoördinator Leven en Welzijn.

Intussen wordt de functie van beleidscoördinator Leven & Welzijn ingevuld door Kristof Sablon. Karen Van Nieuwenhuyzen, coördinator burgerzaken en sociale dienst wordt aangesteld als vervanger.