De notulen van de vorige zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn werden opgesteld door de algemeen directeur. Deze worden voor akteneming en goedkeuring voorgelegd aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het zittingsverslag is in audiovorm online beschikbaar op volgende link: https://youtu.be/sf1_RDpoFiE?t=173 vanaf 2min 53 sec
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- notulenverslag van de vorige zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn
- zittingsverslag in audiovisuele vorm van de raad voor maatschappelijk welzijn
De notulen van de vorige zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn zowel in het motiverend als in het beschikkend gedeelte de volledige weergave van de zitting.
Enig artikel: De ontwerpnotulen van de vorige zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn worden niet goedgekeurd.
APB Vera heeft een een raamovereenkomst uitgeschreven voor de aankoop van ICT-, audiovisueel- en netwerkmateriaal. De raamovereenkomst is opgesplitst in 3 percelen. Perceel 1 werd reeds gegund en goedgekeurd door de gemeenteraad van mei 2022.
Perceel 3 (Netwerkmateriaal en diensten (werd gegund op 10.06.2022)) bevat netwerkapparatuur (Firewalls, Switches, Indoor & Outdoor wireless access points,…) om de hoofdinrichting van een lokaal bestuur en al hun bijlocaties met elkaar te verbinden en te voorzien van een performant lokaal netwerk; analyse, bekabelingswerken, installatie, beheer, onderhoud en ondersteuning van dit netwerk en de monitoring en rapportering.
Perceel 2 (Audiovisueel materiaal en diensten) bevat grote schermen en beamers (zowel touch als klassiek), interactieve digitale borden, audiovisueel materiaal voor het inrichten van vergaderzalen, kiosk PC's, indoor infoborden en de nodige software voor aansturing en oplossingen om draadloos te presenteren.
Als lokaal bestuur binnen de provincie Vlaams-Brabant kunnen we volgens het principe van "opdrachtencentrale" gebruik maken van het raamcontract, zonder afnameplicht.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- bestek met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “Raamovereenkomst ICT-, Audiovisueel en Netwerk materiaal 2021/004” als een overheidsopdracht voor diensten zowel Belgisch (BDA: 2021-519277) als Europees (2021/S 098-254423) gepubliceerd werd op 18 mei 2021
ICT materiaal is onmogelijk weg te denken in een modern lokaal bestuur. Door de snellere en verdere digitalisering is er meer en meer ICT materiaal nodig. De aansluiting tot perceel 2 en 3 is belangrijk in functie van het Digisprong-project in de onderwijsinstellingen.
Conform de bepalingen in het bestek werd perceel 3 toegewezen aan leverancier Simac NV, Arthur De Coninckstraat 5, 3070 Kortenberg. De looptijd van de opdracht bedraagt 48 maanden met ingang op 10 juni 2022.
Perceel 2 (Audiovisueel materiaal en diensten zal eind juni 2022 gegund worden.
De aankoop van ICT-materiaal wordt geboekt via de voorziene investeringskredieten (AR 2410000) van de verschillende diensten.
Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de toetreding tot de raamovereenkomst inzake ICT-, audiovisueel- en netwerkmateriaal via VERA als aankoopcentrale voor perceel 2 en perceel 3 goed.
Bestek "Vervangen rookramen in Assistentiewoningen Residentie Eikenhof” - zie bijlage.
De uitgave voor deze overheidsopdracht wordt geraamd op € 15.100 incl. btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies en de latere wijzigingen
- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet)
- bestuursdecreet van 7 december 2018
- koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de latere wijzigingen
- koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en de latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°
- ontwerpbestek "Vervangen rookramen in Assistentiewoningen Residentie Eikenhof”
Om te voldoen aan de voorwaarden rond brandveiligheid in de assistentiewoningen, dienen deze werken te worden uitgevoerd.
Budget is voorzien op OC/095200/2291000/AW_20_1
Actie 6.3.1 - Aanpassen van de AW i.f.v. brandpreventienormen
Dit agendapunt wordt als hoogdringend agendapunt aanvaard met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het bestek, de raming en de wijze van gunnen van de overheidsopdracht inzake "Vervangen rookramen in Assistentiewoningen Residentie Eikenhof" goed.
Artikel 2: De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 15.100 incl. btw.
Artikel 3: De overheidsopdracht wordt gegund via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Bestek "Maken van beglaasde liftsassen in Assistentiewoningen Residentie Eikenhof” - zie bijlage.
De uitgave voor deze overheidsopdracht wordt geraamd op € 201.320 incl. btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen
- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 2° (het geraamde bedrag excl. btw overschrijdt de drempel van € 750.000,00 niet).
- bestuursdecreet van 7 december 2018
- koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen
- koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°
- ontwerpbestek "Maken van beglaasde liftsassen in Assistentiewoningen Residentie Eikenhof"
Om te voldoen aan de voorwaarden rond brandveiligheid in de assistentiewoningen, dienen deze werken te worden uitgevoerd.
Op OC/095200/2291000/AW_20_1 is 'slechts' €120.000 voorzien.
Actie 6.3.1 - Aanpassen van de AW i.f.v. brandpreventienormen
Dit agendapunt wordt als hoogdringend agendapunt aanvaard met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het bestek, de raming en de wijze van gunnen van de overheidsopdracht inzake "Maken van beglaasde liftsassen in Assistentiewoningen Residentie Eikenhof" goed.
Artikel 2: De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 201.320 incl. btw.
Artikel 3: De overheidsopdracht wordt gegund via de openbare procedure.
De coronapandemie betekende ongetwijfeld een doorbraak van telewerk. Er werd een policy opgesteld om als organisatie flexibiliteit, efficiëntie en innovatie na te streven. Het invoeren van telewerk draagt bij aan een betere afstemming werk en privé, een verhoogd verantwoordelijkheidsgevoel en motivatie bij de medewerkers, wat op zijn beurt leidt tot een betere werking van de verschillende diensten. De policy voorziet ook maatregelen om de verbondenheid tussen medewerkers/collega's te stimuleren.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- wet van 3 juli 1978 houdende wet van de arbeidsovereenkomsten, inzonderheid artikelen 119.3 en 119.4 i.v.m. de overeenkomst voor tewerkstelling van thuisarbeiders
- beslissing raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2019 houdende goedkeuring arbeidsreglement voor het gemeentepersoneel (inclusief bijlagen) vanaf 1 juli 2019
- ontwerp voor bijlage 16 arbeidsreglement - policy plaats -en tijdsonafhankelijk werken (telewerken)
- beslissing van het vast bureau van 18 oktober 2021 houdende goedkeuring policy voor plaats -en tijdsonafhankelijk werken (telewerk)
- bespreking en advies van GRC Mens van 17 november 2021
- bespreking op HOC-BOC van 24 november 2021
- bespreking en positief advies van het managementteam op 11 mei 2022
- beslissing van het vast bureau van 30 mei 2022 houdende goedkeuring policy voor plaats- en tijdsonafhankelijk werken (telewerk)
- protocol HOC-BOC van 20 juni 2022
Er werd een policy opgesteld om als organisatie flexibiliteit, efficiëntie en innovatie na te streven. Het invoeren van telewerk draagt bij aan een betere afstemming werk en privé, een verhoogd verantwoordelijkheidsgevoel en motivatie bij de medewerkers, wat op zijn beurt leidt tot een betere werking van de verschillende diensten. De policy voorziet ook maatregelen om de verbondenheid tussen medewerkers/collega's te stimuleren.
Op het vast bureau van 18 oktober 2021 werd een eerste ontwerp goedgekeurd. Op basis van geformuleerde opmerkingen op de vergaderingen van HOC-BOC en GRC Mens werd een eerste ontwerpversie aangepast. Na een proefperiode binnen de organisatie (periode maart - april 2022) werd deze nota finaal aangepast, maximaal rekening houdend met de verzuchtingen vanuit de organisatie en de overlegorganen.
Budget telewerkvergoeding wordt voorzien in het meerjarenplan onder beleidsitem 011200, opgesplitst onder de verschillende beleidsitems.
Actieplan 2.3 Uitwerken ruimer welzijnsbeleid om de fysieke en mentale gezondheid te verbeteren
Actie 2.2.8 Blijvend inzetten op flexibel, tijds- en plaatsonafhankelijk werken
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de policy rond plaats- en tijdsonafhankelijk werken (telewerken) goed.
Artikel 2: Deze policy wordt als bijlage toegevoegd aan het arbeidsreglement en treedt in voege vanaf 1 juli 2022.
OCMW Londerzeel wenst haar dienstverlening, meer bepaald het P&O-beleid in zijn totaliteit, verder te professionaliseren. Poolstok is een coöperatieve vennootschap van privaat recht met uitsluitend vennoten uit de publieke en para-publieke sector in Vlaanderen. Door vennoot te worden kan OCMW Londerzeel beroep doen op Poolstok die fungeert als aankoopcentrale volgens art. 2, 7°, van de wet inzake overheidsopdrachten van 16 juni 2017 dat stelt dat de aankoopcentrale diensten verwerft via raamcontracten die bestemd zijn voor de vennoten (klanten).
De organisatie is sinds 2000 operationeel, en telt momenteel ruim 400 vennoten, waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones, huisvestingsmaatschappijen en zorginstellingen.
Poolstok biedt een zeer ruim dienstenpakket aan zowel inzake werving en selectie, uitzendarbeid, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie van decretale graden, outplacement, coaching, communicatie en dergelijke meer. Als vennoot kan men gebruik maken van de meer dan 70 afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
- de oprichting van Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv (handelsnaam Poolstok cv) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart
- decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van deze vennootschap
- de statuten van deze vennootschap zoals goedgekeurd op het Buitengewoon Algemene Vergadering van 25 mei 2018
- de relatie tussen Poolstok en haar vennoten wordt geregeld in een beheersreglement
Poolstok werkt steeds samen met erkende dienstverleners na een grondige marktvergelijking en met correcte toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten, garandeert steeds kwaliteit op basis van evidence-based selectie- en gunningscriteria en geeft er de voorkeur aan om te werken met spelers die hun diensten verlenen op basis van wetenschappelijk onderbouwde methoden en technieken.
Het OCMW kan door toetreding tot Poolstok gebruik maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners en krijgt de garantie van de meest gunstige tarieven en een netwerk van professionele dienstverleners in de P&O- en consultancysector.
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten stoelt op reglementaire basis en is niet van contractuele aard, en gezien de inhouse kwalificatie, zijn de openbare besturen die lid zijn vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.
De toetreding houdt geen verplichting tot afname in en het bestuur behoudt dus zijn maximale keuzevrijheid.
OCMW Londerzeel beschikt zodoende over een P&O-ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid.
Poolstok treedt niet in de plaats van het OCMW maar neemt wel de rol op van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd.
OCMW's kunnen vennoot worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur.
Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk € 24,79 te worden aangekocht:
Concreet: ((143 VTE: 10) x € 24,79) x 3 = € 1.115,55 (43 aandelen)
Artikel 1: OCMW Londerzeel treedt toe tot Poolstok voor ondersteuning inzake het P&O-beleid.
Artikel 2: Een afschrift van deze beslissing wordt elektronisch bezorgd aan Poolstok.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn
Namens 04 Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Henk VERTONGHEN
Algemeen directeur
Koen ZWETSLOOT
Voorzitter