Besluit  02 Gemeenteraad

Aanleiding en context

Bij de implementatie van het bibliotheeksysteem Wise hadden de 13 bibliotheken van de regio Noordrand hun reglementen reeds op elkaar afgestemd om een "samenwerkingsgroep 2" te vormen. Door aanpassingen aan het bibliotheeksysteem is een "samenwerkingsgroep 3a" (regiobib zonder transportdienst) vandaag echter een meer efficiënte en meer klantvriendelijke keuze geworden. De 13 bibliotheken hebben hiervoor gezamenlijk een aanpassing van het bibliotheekreglement en van de tarieven uitgewerkt. Daarnaast bevat het bibliotheekreglement tevens een lokaal luik, waarin 2 aanpassingen worden gedaan rond het kansentarief UitPAS voor volwassenen en de aanpassing van de procedure van de opvolging van het financieel dossier.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- beslissing van de gemeenteraad van 26 januari 2021 houdende goedkeuring van het bibliotheekreglement

- beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 januari 2024 houdende aanpassing van het bibliotheekreglement

Motivering

De regiobib is een meer klantvriendelijke en efficiëntere samenwerkingsvorm binnen het bibliotheeksysteem dan de huidige "samenwerkingsgroep 2". Wie zich inschrijft in een bib in één van de 13 gemeenten wordt automatisch lid van alle bibliotheken in de regio. Vandaag moeten klanten zich jaarlijks opnieuw in elke bib die ze wensen te gebruiken inschrijven, waarbij het lidgeld vanaf de 2de bib automatisch wordt afgeboekt. Dit zorgt voor onduidelijke communicatie, voor onnodige verplaatsingen voor de klanten en voor overbodige werklast bij bibliotheekmedewerkers.

In de regiobib is lokaal (her)inschrijven enkel nog noodzakelijk voor leners die gebruik wensen te maken van specifieke lokale digitale diensten (online krantenarchief, online e-boeken, online leren,...). De kostprijs van deze lokale diensten wordt steeds berekend op basis van het aantal lokale inwoners. Hierdoor is het voor Cultuurconnect vzw noodzakelijk om deze drempel in te bouwen, om binnen de regiobibs misbruiken te voorkomen die het huidige kostenmodel onderuit zouden halen.

Klanten kunnen openstaande kosten van alle bibs in elke bib van de regio (en online) betalen in één beweging, waardoor er minder bedragen onbetaald blijven en er ook minder opvolging nodig is. Deze kosten worden 1x per jaar verrekend tussen de gemeenten door Cultuur Noordrand. Omdat er in de loop van het jaar in alle mogelijke richtingen betalingen gebeuren, heffen deze zichzelf voor het grootste deel op. De ervaring van andere regiobibs leert dat dit doorgaans over een te verrekenen restbedrag gaat tussen 10 en 200 euro. Cultuur Noordrand factureert deze restbedragen aan de gemeenten die teveel hebben ontvangen en stort de betalingen door naar de gemeenten die te weinig hebben ontvangen. Bib Londerzeel levert hiervoor als financiële hoofdvestiging van de regio jaarlijks een rapport aan dat we uit het bibliotheeksysteem halen. 

Om de configuratie van de regiobib mogelijk te maken is een sluitingsperiode noodzakelijk. Cultuurconnect vzw stelt momenteel voor om alle bibliotheken van de regio te sluiten op maandag 19 en dinsdag 20 februari 2024, zodat we dit efficiënt kunnen voorbereiden en testen.

Daarnaast bevat het bibliotheekreglement tevens een lokaal luik, waarin 2 aanpassingen worden gedaan:

• Kansentarief UiTPAS voor volwassenen (1 euro lidgeld/jaar i.p.v. 5 euro)
  In de praktijk wordt dit vanaf mei 2024 toegepast (uitrol UiTPAS Noordrand). Dit artikel wordt momenteel nog in het lokale gedeelte opgenomen, omdat niet alle gemeenten uit de regio al in 2024 toetreden tot de regionale UiTPAS.
  
  
• Aanpassing procedure opvolging financieel dossier
  In overleg met de DPO, de Sociale Dienst en de afdeling Financiën werd een nieuwe stap toegevoegd aan de procedure, waarbij we de gegevens van klanten met te lang openstaande schulden eerst nog overmaken aan de Sociale Dienst. De maatschappelijk werkers manen vervolgens hun cliënten aan om zich alsnog in orde te stellen, zodat deze 15 euro dossierkosten kunnen vermijden. Wanneer hier geen gevolg aan wordt gegeven, dan stromen alle dossiers alsnog door naar de afdeling Financiën voor verdere opvolging.

Financieel aspect

De eenmalige kost van 4.840 euro (incl. btw) om de regiobib in te richten wordt volledig gedragen door Cultuur Noordrand. Voor de gemeente zijn er geen kosten verbonden aan de regiobib.