Notulen  04 Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Aanleiding en context

Via deze raamovereenkomst kunnen strategische vragen die zowel betrekking hebben op beleidsthema’s (meerjarenplanning, ruimtelijk-economische strategie, doelstellingencascade, KPI’s,…) als organisatiethema’s (HR, financiën, digitalisering, communicatie…) behandeld worden. De opmaak van een personeelsbehoefteplan en een patrimoniumplan passen in deze context.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

- beslissing van 30 oktober 2023 van de Vlaamse Regering tot gunning van de raamovereenkomst 'Strategisch en belanghebbendenmanagement - perceel 1 Consultancy in strategisch management'

- besluit van 30 oktober 2023 van de Vlaamse Regering waarbij de opdracht wordt gegund aan volgende inschrijvers: 1) IDEA Consult nv; 2) EY Advisory Services bv; 3) Möbius Business Redesign nv; 4) KPMG Advisory bv en 5) shiftN bv

Motivering

Voor de opmaak van een personeelsbehoefteplan en een patrimoniumplan is het wenselijk om beroep te doen op een studiebureau.

Via het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid kunnen we intekenen op hun raamovereenkomst "Consultancy in strategisch en belanghebbendenmanagement".

Perceel 1 - Consultancy in strategisch management
Deze opdracht omhelst enerzijds het verlenen van consultancy inzake strategisch management. Binnen deze taak wordt begeleiding voorzien bij de bepaling van een strategie en bijhorende strategische doelstellingen.
Perceel 2 - Consultancy in belanghebbendenmanagement
In het kader van deze taak worden de belanghebbenden betrokken bij de bepaling en uitvoering van de strategie. 

De opdracht heeft een looptijd van 23 november 2023 tot en met 22 november 2025 en is 2 maal verlengbaar met telkens 1 jaar.

Perceel 1 werd gegund aan de volgende inschrijvers:
1) IDEA Consult nv
2) EY Advisory Services bv
3) Möbius Business Redesign nv
4) KPMG Advisory bv
5) shiftN bv

Er zijn twee werkwijzen om te bestellen. De geschatte totaalprijs van de opdracht bepaalt de werkwijze:
1) Opdrachten tot €75.000 excl. btw volgen het cascadesysteem. Dit betekent dat de opdracht aan de eerstgeklasseerde dienstverlener wordt aangeboden. Als die niet over de capaciteit of expertise beschikt, komt de tweede aan de beurt en zo verder. 

2) Voor opdrachten boven €75.000 excl. btw geldt mini-competitie. De vijf bureaus die door de Vlaamse overheid werden weerhouden kunnen intekenen en wedijveren voor de opdracht. 

Financieel aspect

Instappen in een raamovereenkomst zelf heeft geen financieel gevolg.

Aanleiding en context

Aan het begin van elke bestuursperiode moet de OCMW-raad een huishoudelijk reglement vaststellen. Dat reglement zorgt voor een duidelijke structuur in de besluitvorming en beschrijft de rechten en plichten van de raadsleden. 

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen

- beslissing van de OCMW-raad in zitting van 22 januari 2019 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad en de latere wijzigingen

Motivering

Aan het begin van elke bestuursperiode moet de OCMW-raad een huishoudelijk reglement vaststellen.  Het ontwerp is gebaseerd op het model van VVSG, aangevuld met bepalingen uit het bestaande reglement en toegespitst op de lokale werking.

Aanleiding en context

Via aankoopcentrale CREAT kan het OCMW intekenen op de raamovereenkomst 'kantoorbenodigdheden en papierwaren'.  Deze opdracht werd gegund aan Lyreco Belgium NV.  De looptijd van het contract bedraagt 48 maanden (vanaf 1 februari 2025 tot en met 31 januari 2029).

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2023 houdende de toetreding tot aankoopcentrale CREAT

- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

- gevoerde openbare procedure van 1 maart 2024 door opdrachtencentrale CREAT

- besluit van CREAT waarbij de opdracht werd gegund aan Lyreco Belgium NV

Motivering

Onze huidige raamovereenkomsten inzake de leveringen van kantoorbenodigdheden en papierwaren lopen eind januari 2025 af.  Voor kantoorbenodigdheden doen we beroep op de raamovereenkomst van aankoopcentrale Zorgbedrijf Antwerpen en voor papierwaren op de raamovereenkomst van aankoopcentrale Haviland. Beide raamovereenkomsten hebben leverancier aan Lyreco Belgium NV gegund. 

Er is op zoek gegaan naar een nieuwe raamovereenkomst.  Via aankoopcentrale CREAT kan het OCMW intekenen op de raamovereenkomst 'kantoorbenodigdheden en papierwaren'.  Deze opdracht werd eveneens gegund aan Lyreco Belgium NV.  De looptijd van het contract bedraagt 48 maanden (vanaf 1 februari 2025 tot en met 31 januari 2029).

Lyreco beschikt over een ruim aanbod  kantoorbenodigdheden en papierwaren volgens ieders wensen en noden. CREAT en Lyreco trekken samen de duurzame kaart door een uitgebreid gamma artikelen met een duurzaamheidslabel (FSC, PEFC, Blauwe Engel, NF Environnement...) in de inventaris op te nemen. Hierdoor kunnen we als lokaal bestuur aan gunstige tarieven kiezen voor verantwoorde kantoorbenodigdheden en papierwaren.

Er werd een prijsvergelijking gemaakt tussen onze huidige raamovereenkomsten en de raamovereenkomst van CREAT. Hier is duidelijk te zien dat de nieuwe tarieven veel voordeliger zijn dan de prijzen die we vandaag betalen (zie bijlage).

Door de toetreding tot het raamcontract hoeft OCMW Londerzeel zelf geen procedure te laten lopen voor de aanstelling van een leverancier voor papierwaren en kantoorbenodigdheden. De samenwerking met een opdrachten- of aankoopcentrale leidt tot een betere prospectie van de markt, het delen van kennis en knowhow, administratieve vereenvoudiging en schaalvoordelen.

Financieel aspect

Het nodige budget voor de aankoop van papier en kantoorbenodigdheden zijn bij respectievelijk elke dienst/afdeling/school voorzien in het exploitatiebudget onder kantoorbenodigdheden - AR 6141001