Besluit  02 Gemeenteraad

Aanleiding en context

Met de 13 bibliotheken van de Regiobib Noordrand werd een voorstel uitgewerkt om het gezamenlijk bibliotheekreglement aan te passen. Dit voorstel wordt nu ter goedkeuring voorgelegd aan alle 13 lokale besturen. Als regiobib moeten de voorgestelde aanpassingen gelijktijdig bij alle 13 bibliotheken worden ingesteld in het bibliotheeksysteem om deze te kunnen toepassen.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- beslissing van de gemeenteraad van 26 januari 2021 houdende goedkeuring van het bibliotheekreglement

- beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 8 januari 2024 houdende aanpassing van het bibliotheekreglement

- beslissing van de gemeenteraad van 26 januari 2021 houdende goedkeuring van het bibliotheekreglement

- beslissing van de gemeenteraad van 23 januari 2024 houdende goedkeuring van het bibliotheekreglement

- ontwerpreglement en aangepaste tarievenlijst

Motivering

Het voorstel bevat de volgende aanpassingen:

• Verhogen van het tarief voor interbibliothecair leenverkeer van 2,5 euro naar 5 euro per titel
  
  Een rondvraag bij de bibliotheken van het SLIM-netwerk leert dat vanaf 2026 het tarief van 5 euro het meest voorkomende zal worden bij Vlaamse bibliotheken.
  
  Bibliotheken proberen gezamenlijk om evenveel titels aan elkaar te leveren als dat er lokaal worden aangevraagd bij andere bibliotheken. Indien dit evenwicht niet bereikt wordt, dan betalen bibliotheken hiervoor een vergoeding aan elkaar van 8 euro per extra aangevraagd exemplaar. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit bedrag jaarlijks geïndexeerd.
  
  Met deze prijsstijging remmen we het aantal aanvragen af, waardoor we op werklast en portkosten besparen. Dit maakt het enerzijds makkelijker om het evenwicht tussen aanvragen en leveringen te bereiken. Anderzijds moeten we bij minder aanvragen ook minder titels aan anderen leveren.
  
  
• Toepassen van de standaardkorting voor pashouders met een UiTPAS Noordrand met kansentarief op het tarief voor interbibliothecair leenverkeer (80% korting = 1 euro)
  
  Dankzij het interbiblothecair leenverkeer hebben bibliotheekgebruikers toegang tot de collecties van alle Vlaamse bibliotheken. Door op deze belangrijke dienstverlening de standaard UiTPAS-korting toe te passen, zorgen we ervoor dat deze dienstverlening ook toegankelijk blijft voor inwoners die het financieel moeilijk hebben.
  
  In de praktijk verwachten we weinig of geen financiële impact, omdat bibliotheekgebruikers die tot deze groep behoren tot dusver nauwelijks gebruik maken van deze mogelijkheid. Voor gemeenten en steden in de regio met meer kansarmoede, zoals Vilvoorde, is dit echter een belangrijke maatregel als een gerichte compensatie van de voorgestelde prijsverhoging.
  
  
• Verhogen van het tarief voor portkosten van 1 euro naar 2 euro
  
  Omdat we vooral via automatische mails communiceren over de uitleentermijn, en omdat we van 95% van onze leners een mailadres hebben, blijft het aantal brieven die we versturen beperkt. De voorbije 20 jaar werd het tarief voor portkosten echter nog nooit aangepast. Daarom stellen we voor om dit te verdubbelen naar 2 euro: een afronding van het meest voordelige zakelijke tarief voor brievenpost.  
  
  
• Schrappen van de procedure "financieel dossier"
  
  In overleg met de dienst financiën stellen we voor om de huidige inningsprocedure bij het niet terugbrengen van bibliotheekmaterialen en bij het niet betalen van openstaande kosten stop te zetten. Deze procedure heeft een te hoge werklast voor beide diensten. Bovendien wegen de nadelen zwaarder door dan de voordelen. 
  
  Volgens de procedure kunnen materialen niet meer teruggebracht worden naar de bib van zodra we het dossier laten doorstromen naar dienst financiën. Ook betalen in de bib is dan niet meer mogelijk: dit kan enkel via een overschrijving naar dienst financiën. Het lidmaatschap blijft geblokkeerd tot we manueel hebben nagekeken dat de betaling geregistreerd werd in het boekhoudpakket. In de praktijk komen er op jaarbasis maar een handvol betalingen binnen. Technisch is het erg omslachtig om de procedure uit te voeren en op te volgen.
  
  Door de procedure stop te zetten, blijven de materialen op de kaart van de lener staan. Deze kan ze nog steeds terugbrengen, zodat ze niet langer vergoed moeten worden. Of de lener kan het totale openstaand bedrag betalen (incl. materiaalvergoeding), waarbij de materialen automatisch worden afgeschreven. Ook in dit scenario blijft het lidmaatschap in de hele regio geblokkeerd tot de lener zich in orde heeft gesteld. De lener kan online betalen via Mijn Bibliotheek of in de bib via de betaalautomaat. 
  
  Vanuit de bib krijgen leners al een behoorlijk groot aantal herinneringen (ook voor openstaande kosten), waarbij ze bij wijze van laatste herinnering ook nog eens telefonisch gecontacteerd worden. We verwachten dan ook dat het stopzetten van de inningsprocedure geen impact heeft op het aantal bedragen dat langdurig blijft open staan.

Financieel aspect

Zie motivatie