Notulen  10 GRC Mens

Bespreking

De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Mens zijn zowel in het motiverend als in het beschikkend gedeelte de volledige weergave van de zitting.

Bespreking

Jana Verdoodt, maatschappelijk werker Huis van het Kind, licht het agendapunt toe aan de hand van de PowerPoint in bijlage.

Kim Fertinel vraagt zich af wat er met de bestaande opvang gebeurt, worden er contracten geannuleerd?

Jana verduidelijkt dat de middelen van de twee erkende BKO's, 't Malderijtje en de Burcht, anders gaan stromen. Dit gaat dan via de gemeente gebeuren. Verder in de PowerPoint wordt duidelijk wat er met die middelen gaat gebeuren.

Dia 4 en 5 worden besproken.

Raadslid Ilias Moussaid vraagt of er al een idee is welke externe partners zouden meedoen, dit wat betreft de sportclubs binnen Londerzeel, zoals bv. Yes Events. Zij doen heel veel rond sport in de scholen. Zij hebben misschien wel de mogelijkheid om rond 15.20 u. aanwezig te zijn.

De vraag is gesteld reageert Jana Verdoodt, maar er is nog niets concreet. Het concept was ook nog niet echt afgebakend. Het zijn partners die mee in scope genomen worden, ook richting vakantiewerking. Dit is een apart perceel.

Eddy Vranckaert wil weten of het de gemeente meer gaat kosten. 

Conny Moons verduidelijkt dat een voorzichtige raming op het college van burgemeester en schepenen een verschil van 25.000 euro weergeeft, in de subsidies.

Jana voegt toe dat de subsidies niet toereikend zijn. De bedragen van de twee locaties die nu gesubsidieerd zijn, zijn bevroren en dan heeft men gezegd dat dit bedrag naar de gemeente gaat. Maar niet alle locaties waren erkend.

Greet Segers haalt nog aan dat dit een soort besparingsoefening is van hogerhand. De gemeentebesturen moeten dat gaan genereren. Londerzeel krijgt de subsidies van de twee opvangpartners, maar daar is al een besparing op. We geven als gemeente ook nog eens een extra aandeel aan de opvangpartner die niet gesubsidieerd wordt. Dat maakt wel dat het over een groot bedrag gaat, ongeveer 500.000 euro. Maar dan de subsidies er niet afgetrokken.

Bart Van Doren vraagt hoe het zit met de bijdragen van de ouders.

Hier wordt ook rekening mee gehouden antwoordt Greet Segers, dat moet er ook afgetrokken worden. Maar dat gaan wij als gemeente mee moeten bewaken met de opvangpartner die aangeduid wordt.

Jana Verdoodt vult aan dat de gemeente een retributiereglement opstelt. De visie is dat er opvang is voor elk kind, en het kost evenveel voor iedereen. Het zou niet mogen uitmaken of een kind in Malderen naar school gaat of in Londerzeel centrum. Er is nog geen bedrag vastgelegd omdat we ook nog niet weten wat het ons gaat kosten. Er zal waarschijnlijk wel een verhoging inzitten, omdat we ook willen inzetten op de kwaliteit.

Kim Fertinel wil nog weten of dit betekent dat de gemeente niet alleen aanduidt wie opvang mag geven, maar ook wie waar opvang mag krijgen, en dat je als ouder niet echt de vrije keuze meer hebt. Krijgen ze dan de factuur van de gemeente en niet van het opvanginitiatief?

Er wordt eerst verder gegaan met de PowerPoint, dia 6 en 7, waardoor meer duidelijk zal worden.

Koen Vanhoof stelt vast dat BKO De Burcht geen perceel is.

Jana Verdoodt bevestigt dit. Zij kunnen wel meedoen.

Koen Vanhoof stelt dat zij dan kunnen meedoen om op een andere locatie hun werk te doen.

Dit klopt volgens Jana. Er is gezegd dat er één opvangaanbieder is per school. Ze zouden dus nog kunnen meedoen voor het perceel waar ze nu actief in zijn. Dat gaat dan over meer kinderen dan ze nu op hun eigen locatie opvangen.

Dan gaat de buitenschoolse opvang van de lagere school op de Burcht toe, concludeert Koen Vanhoof. Terwijl dit net heel gemakkelijk is.

Ze verliezen sowieso hun subsidies bevestigt Jana. We vinden dit zelf ook jammer, want het is één van de meest kwalitatieve werkingen. Maar dat is een afweging die gemaakt moest worden. Er kon ook gesubsidieerd worden per plaats, maar dan was het ook niet zeker of er genoeg plaats is voor iedereen.

Greet Segers onderstreept nog dat er al veel gesprekken geweest zijn met de mensen van de Burcht. Zij gaan ook bekijken of ze dit kunnen doen, of misschien één perceel. Idealiter zou er gegaan worden voor één opvangpartner voor het hele grondgebied. Maar dat is misschien utopisch. Het kan zijn dat zij zich inschrijven voor perceel 5 in dit geval. Als het bestek loopt gaat er moeten bekeken worden hoeveel en wie zich gaat aanbieden. Ze hebben ook niet de capaciteit om al de kinderen van de Virgo daar onder te brengen, dat is ook al besproken geweest. Voor alle duidelijkheid hun crèchewerking die blijft wel.

Het is net de combinatie dat het zo gemakkelijk maakt reageert Koen Vanhoof. Op het moment dat je twee kinderen hebt, eentje in de crèche de andere in de buitenschoolse opvang. Dan moet je maar op één locatie zijn. Dat wordt nu dus stopgezet.

Jana bevestigt dat dit inderdaad zeer jammer is. Het is omdat we vastzitten met de subsidies.

Koen Vanhoof vraagt zich nog af of ze het bijvoorbeeld niet op twee locaties kunnen organiseren.

Ze hebben nog jeugdlokalen op hun site, als ze die kunnen gebruiken zouden ze wel meer kinderen kunnen opvangen reageert Jana Verdoodt. Dat is een keuze die ze op dit moment niet wensen te maken. Het zou een optie zijn om de kleintjes in de buurt van het kinderdagverblijf te zetten en de lagere schoolkinderen wat meer buiten en op de site van de jeugdbeweging. Het is aan de raad van bestuur van de Burcht om te zien in hoeverre zij hun werking rekken.

Greet Segers bevestigt dat het enerzijds bij het bestuur ligt, wat willen ze in de toekomst? Gaan ze uitbreiden of niet? Anderzijds zitten we ook met die subsidie. Die komt naar de gemeente en dan moet er gezien worden welke opvangpartner zich komt aanmelden. Gaat er dat maar één zijn, gaan er dat twee zijn of meer, dat weten we momenteel niet.

Jana Verdoodt haalt nog aan dat er beslist is om de vakantiewerking als apart perceel te zetten omdat we, zelfs als we een hele goed opvangpartner vinden die enkel voor- en naschools doet en geen vakantiewerking, zouden we die niet willen missen. En dan kijken we voor vakantiewerking misschien eerder richting de anderen zoals Yes Events die zich meer op de vakantiewerking focussen, dan dat we een goede opvangpartner verliezen die geen vakantiewerking doet, ook met het oog op de kwaliteit van de voor- en naschoolse opvang.

Hetzelfde voor het middagtoezicht vult Greet Segers aan. Daarom dat het echt in percelen is verdeeld.

Bart Van Doren haalt aan dat er een opmerking werd gemaakt dat de mensen met een contract van 20 uren naar 26 uren gaan. Als daar dan een aantal vakanties uitgehaald worden ga je dan nog waardevolle contracten hebben?

Jana Verdoodt verduidelijkt dat ze de vakantiewerking erbij mogen nemen.

Greet Segers bevestigt dat er altijd een combinatie mag gemaakt worden. Een partner is bijvoorbeeld geïnteresseerd in de percelen in Londerzeel samen met de vakantiewerking, dat kan. Zij kunnen zich daarvoor kandidaat stellen. Het kan ook zijn dat ze alles willen doen. Of alleen perceel 1 tot en met 7 en 8 niet. De manier waarop het ingedeeld is, is om zoveel mogelijk kansen te leggen zodat er keuzes kunnen gemaakt worden naar een partner en niet dat er maar één partner zou gevonden worden voor gans het geheel. 

Jana haalt nog aan dat ook een kleinere speler die maar één perceel wil doen zo ook nog een kans krijgt.

Koen Zwetsloot stelt vast dat Londerzeel Centrum van 5 opvanglocaties naar 2 gaat. Dus de Vlindertuin gaat dan ook samen? Hoe verplaatsen zij zich dan praktisch? Gaat dat dan met de bus?

Greet Segers verduidelijkt dat er voor de Centrumschool bijvoorbeeld de optie is dat er kan gekeken worden hoe de kinderen verplaatst worden naar de Centrumschool zodat het daar één opvang is. Of gaan ze toch de keuze maken om die opsplitsing te houden? Dat is een keuze die ze zelf kunnen aangeven.

Ofwel is er de kost van dubbel personeel, ofwel heb je een vervoerskost onderstreept Jana Verdoodt. Dat is opengelaten omdat daar geen goed zicht is wat de exacte kost is. Op woensdagnamiddag is daar nu trouwens ook geen opvang.

Greet Segers bevestigt dat zij nu op woensdag met het laatste bustraject meegaan naar de Stationsstraat om daar in de namiddag opgevangen te worden.

Gert Van Assche vraagt waarom er niet overal is gekozen voor binnenschoolse opvang. 

Schepen Segers benadrukt dat de huidige gebouwen er zijn. De pastorie is volledig aangekleed voor kinderopvang, zowel voor de stille ruimtes als om buiten te spelen. Dat maakt ook wel dat het gemakkelijk is. De Academie zit daar ook met een afdeling. De kindjes gaan dan direct na de school tot bv. 18 uur in de opvang zitten. Om 17 uur gaan ze dan naar De Academie, ze hebben gedaan en komen terug naar de opvang. Dat is het gemakkelijke verhaal daarrond. 

Conny Moons haalt ook nog aan dat de beide scholen daar samen zitten. 

Jana vult nog aan dat er anders ook 2 locaties moeten bemand worden. 

Het is echt wel een knelpuntberoep benadrukt Greet Segers. 

Gerda Verhulst vraagt zich af waarom GC Gerard Walschap er niet tussen staat voor Londerzeel Sint-Jozef.

Op dit moment loopt de opvang daar ook op school merkt Jana Verdoodt op.

Conny Moons onderstreept dat GC Gerard Walschap nu al overbezet is, en dat naschoolse opvang er zeker niet bij kan. 

Gerda Verhulst reageert dat er tijdens de vakanties altijd initiatieven zijn.

Greet Segers antwoord dat daar privé-initiatieven doorgaan. Dat is nog iets anders. 

Conny Moons bevestigt dat het niet de gemeente is die dit organiseert. 

Jana Verdoodt haalt aan dat het een oefening is voor de dienst Vrije Tijd om het vakantieaanbod te herbekijken en ook het ter beschikking stellen van onze infrastructuur. Er wordt dan ook gekeken wie bijvoorbeeld met een UiTPAS werkt en die krijgen misschien voorrang op het huren van gemeentelijke accommodaties. Binnen de dienst Vrije Tijd komen meer en meer aanvragen binnen voor het gebruik van infrastructuur voor vakantiewerking. We gaan moeten beginnen nee zeggen en dan kiezen we voor de kwalitatieve of voor diegenen die met een goed tarief werken.

Eddy Vranckaert vraagt of de facturatie door de gemeente gebeurt. Dit zal gebeuren door de aanbieder reageert Jana.

Greet Segers bevestigt dat de opvangpartner alles voor de facturatie regelt. 

Eén van de vereisten in het bestek is dat ze beschikken over een registratiesysteem bij het aankomen en vertrekken reageert Jana. En ook een gegevenssysteem waar ze medische fiches of dergelijke op een veilige manier kunnen bewaren. Ook de opmaak van fiscale fiches is voor de opvangpartner. Ze doen dat ook op dit moment. Het is wel de bedoeling dat ze rapporteren over het aantal geïnde ouderbijdragen en dat die worden doorgestort.

Daarom spreken we ook 2 of 3 keer per jaar af met de partner om dat op te volgen benadrukt Greet Segers.

Dia 8 wordt toegelicht.

Kim Fertinel heeft een vraag over de prijsbepaling. Ze komen in een gebouw dat niet van hen is, in sommige gevallen is dit eigendom van de gemeente, buiten de vrije scholen. Weten zij wat zij gaan moeten betalen? Of wordt dit gratis ter beschikking gesteld?

Jana Verdoodt reageert dat het de bedoeling is dat de locaties kosteloos ter beschikking worden gesteld. Er is opgelijst in het bestek voor welke kosten zij wel moeten instaan. Eigen telefonie bijvoorbeeld wel, maar gas en elektriciteit zijn inbegrepen. Hun kosten gaan voornamelijk de personeelskost, backoffice en een beetje materiaal zijn.

De prijs die zij dan aanrekenen is de prijs aan de gemeente veronderstelt Kim Fertinel. Wat verder in het bestek staat dat de prijs of het bedrag dat de ouders moeten betalen geen vrije keuze is langs de kant van de aanbieder. Dus hun kostenmodel op de manier waarop zij inkomsten krijgen is redelijk beperkt.

Jana bevestigt dat zij een kostendekkende offerte moeten bezorgen. De hoogte van de ouderbijdrage wordt inderdaad bepaald door de gemeente. De keuze was dat wanneer er verschillende aanbieders zijn het ook overal even veel kost.

Wat dan in het kader van prijsherzieningen, merkt Kim Fertinel op. Er zit wel een indexatieformulie in, maar prijsherzieningen, dat is een evolutief iets. Hoe meer mensen je hebt, hoe meer je ze moet betalen. Als je geen prijsaanpassingen kan doen die verder gaan dan de indexatie, waarom zou je dan die diensten aanbieden?

Jana Verdoodt reageert dat er 2x per jaar met de gemeente wordt samengezeten en dat het contract kan besproken worden. Dat zijn knelpunten om dan aan te kaarten. Het contract wordt opgesteld voor 4 jaar. Het is dus ook niet tot in het oneindige.

Kim Fertinel haalt aan dat het contract is opgesteld voor 4 jaar en dan stilzwijgend verlengd wordt. Misschien nog een beperking, een contract dat nooit eindigt. Misschien toch ook iets om over na te denken dat dat misschien toch niet de meest ideale contractvorm is.

Het is een heel omslachtige procedure merkt Jana Verdoodt op. Als we echt een goede partner hebben en de samenwerking loopt, willen we het kunnen verlengen. De verlening is elke keer voor 1 jaar. Normaal is het zo dat als je een openbare aanbesteding doet dat boven een bepaald bedrag gaat, je niet meer mag werken met eeuwigdurende contracten. Als we een goede partner hebben die kwaliteit levert en waarmee de samenwerking goed loopt, is het een beetje moeilijk om het op te zeggen en opnieuw de hele procedure te doorlopen. Maar het kan wel als we niet tevreden zijn. De opzeg is ook aangepast. Nu kunnen we maar een half jaar voor het einde van het schooljaar opzeggen en is er niets bepaald rond de kwaliteit. Als er nu flagrante dwalingen gebeuren kunnen we het toch voortijdig opzeggen op kortere termijn.

Greet Segers verduidelijkt dat in het bestek op pagina 19 staat 'Stopzetten van de overeenkomst: De contractanten kunnen elk de overeenkomst opzeggen per aangetekend schrijven mits het naleven van een opzegtermijn van 12 maanden, waarbij de opzegtermijn dient in te gaan op 1 juli'. Het kan dus ook ten allen tijde als er dingen zijn die niet door de beugel kunnen. 

Kim Fertinel blijft de manier van de prijszetting in een langlopende overeenkomst, waar alleen rekening gehouden wordt met indexatie, moeilijk vinden. Hij vermoedt dat er vanaf dag 1 een hoge prijs gaat zijn. Zij gaan extra marge voorzien en dit incalculeren in hun prijszetting, omdat ze gewoon geen andere prijsaanpassingen kunnen toepassen dan een indexatie die het ene jaar hoger is dan het andere. Je gaat hier nooit de beste prijs krijgen.

Conny Moons vraagt wat hij hierin dan nog zou meenemen.

Het gaat hier om een dienstverlening reageert Kim Fertinel. Als je kijkt naar de tabel voor de prijszetting, is dat een redelijk open toepassing. Er staat 'prijs per jaar' met nog een aantal varianten. Zij gaan hun berekening maken op basis van de kostprijs, personeelskosten, overheadkosten. Zij gaan die overheadkosten maximaliseren. Dat is de enige manier. De prijs staat maar op 20 punten en zal dus nooit doorslaggevend zijn. Ook een voor- en nadeel. Het lijkt een moeilijke oefening.

Dit vindt zijn basis in het feit dat de aanbieders waar we nu mee werken, wel mogelijkheid hebben om hun overhead nog aan te passen, reageert Conny Moons. We zien dat je dat niet meer in de hand hebt. Het stijgt exponentieel. Bijvoorbeeld voor 2024 geeft Ferm een raming van 58.000 euro en ze komen uit op 87.000 euro. Ze geven dan aan dat dit werkingskosten zijn. Er is weinig tot geen transparantie ze rekenen het er gewoon bij, plus dan ook nog eens de kosten van hun personeel, flexijobbers en uiteraard indexaanpassingen. Voor de basis van deze prijszetting is ook daarop gefocust. Ze begrijpt wat raadslid Fertinel bedoelt, maar vreest dat er niet veel andere keuze is. 

Volgens Kim Fertinel gaat dit twee richtingen uit. Het gaat over risico. Hier wordt al het risico naar de aanbieder geduwd. De pot van de subsidies blijft, de gemeente gaat altijd moeten betalen, of de subsidies nu omhoog of omlaag gaan. Wat betreft prijszetting ligt het risico volledig bij de aanbieder. En het is niet zeker dat je dan de beste aanbiedingen gaat krijgen, want het risico wordt meegenomen. Misschien moet hier toch eens over nagedacht worden, samen met de financiële dienst. Misschien kan er een bepaalde formule ingestoken worden. Zo kan je ook geen differentiatie maken in de beoordeling van de prijs tussen de aanbieders. Als je een omschrijving zou vragen van inschatting van loonkost, overheadkosten, eventueel werkingsmiddelen.

Jana Verdoodt reageert dat dit aangetoond moet worden in subcriteria 5, financieel beheer.

Kim Fertinel ziet in het bestek dat dit op 10 punten staat. Als je op een aanbesteding antwoordt, ga je kijken waarop je de meeste punten kan verdienen en je gaat uitrekenen hoe je op een bepaald aantal punten kan uitkomen.

Koen Vanhoof haalt aan dat de prijs maar voor 20% meetelt. Greet Segers pikt hierop in dat er wel ingezet wordt op kwaliteit. Kim Fertinel reageert dat wanneer je goede aanbieders wil hebben zij een betere prijs gaan geven als er op lange termijn nog kan onderhandeld worden. Koen Vanhoof stelt een prijsherziening na 4 jaar voor. Er wordt door Greet Segers besloten dit nog te bespreken met de financiële dienst.

Jana Verdoodt voegt toe dat er gevraagd wordt om ook een variant offerte te bezorgen met een lagere ratio, zoals het nu is in de BKO's. Sommige BKO's geven aan dat wanneer ze kunnen kiezen dat ze toch graag 1/14 willen behouden, voor de werklast van de werknemers. Ferm geeft aan dat ze de stress van de werknemers voelen als het gaat over 1/18, wat de basis van het kwaliteitslabel is. Zo kunnen we dan eens kijken wat het verschil in prijs is voor de verschillende ratio's. 

Op dit moment heeft Vlaanderen de hoogste begeleidingsratio voor alle groepen in alle mogelijke onderzoeken, stelt Ilias Moussaid. 1/8 is nu de benchmark. Wat gaan we daar dan aan doen? Het wordt sowieso een extra kost die ze gaan moeten incalculeren als ze lager moeten gaan in de toekomst.

Jana Verdoodt verduidelijkt dat wat betreft BOA, Vlaanderen alles los laat, behalve het kwaliteitslabel, 1/18. Je mag als lokaal bestuur ook kiezen voor 1/60 maar dan heb je geen kwaliteitslabel. Het lokaal bestuur wordt de regisseur. Vlaanderen trekt zijn handen ervan af, kent het subsidiebedrag toe en de gemeente moet het regelen. Je moet als lokaal bestuur minstens 50% van het subsidiebedrag dat je krijgt aan opvang met een kwaliteitslabel geven. Dat is de enige voorwaarde die Vlaanderen nog stelt.

Ilias Moussaid heeft zelf een verleden in kinderopvang. Hij stelt dat 1/24 belachelijk veel is. Je kan als begeleider nooit deftig op 24 kinderen tegelijk letten.

1/24 is gekozen omdat dit de gemiddelde klasgroep is reageert Jana Verdoodt. De ratio's die momenteel gehanteerd worden zijn nog hoger, dus dit is al een kwaliteitsverbetering. Als we het lager zetten gaat de prijs uiteraard ook stijgen. 

Er is geen enkele leerkracht die blij is met een klas van 24 leerlingen, stelt raadslid Moussaid. Het is daar al geen handige situatie, maar die regel wordt dan wel toegepast in de naschoolse opvang. Waarom het zo hoog zetten als je weet dat dit niet gemakkelijk werken is?

Greet Segers stelt dat Ilias Moussaid hierin idealiter groot gelijk heeft. Maar er moet hier een evenwicht gevonden worden in prijs en kwaliteit. Het kost ons nu al 500.000 euro min de subsidie. Dat is een gigantisch bedrag. In dit verhaal zetten wij echt wel al in op kwaliteit tegenover wat het soms momenteel is. Daarom is die variant er ook ingezet zodat we kunnen zien wat het verschil is als de ratio al een beetje verlaagd wordt. 

Jana Verdoodt vult nog aan dat dit een moeilijke afweging is. Er moet meer gedaan worden met minder en we willen ook meer kwaliteit. Als we onbeperkt budget hadden, was dit een heel ander verhaal. Meer samenwerking met andere vrijetijdsverenigingen kan de druk misschien ook wat verlagen tijdens de piekmomenten, zoals bv. via De Academie of een sportinitiatie. 

Na de paasvakantie zit de jury samen met de indieners om hun offerte te komen bespreken. Als er nog tips zijn voor de prijszetting, zijn die altijd welkom. 

Kim Fertinel geeft nog mee dat dit allemaal prijsoffertes zullen zijn met een verschillende berekening en dus moeilijk te vergelijken. Greet Segers pikt hierop in dat er geen richtlijnen zijn vanuit VVSG. Hier zou vanuit Vlaanderen een template moeten geweest zijn volgens Kim Fertinel. Alle gemeenten moeten dezelfde oefening doen en ook voor de aanbieders is dit moeilijk. Greet Segers meldt dat al het voorbereidend werk van Jana opgevraagd wordt, omdat wij hier pionier in zijn en bij de eersten zijn die dit rondkrijgen. En dit zou eigenlijk van hen moeten komen.