Het reglement voor het organiseren van vieringen en aanbieden van recepties wordt ter bespreking voorgelegd op de gemeenteraadscommissie Beleven.
Het reglement voor het organiseren van vieringen en aanbieden van recepties wordt aangepast om allerlei redenen: veiligheid, efficiëntere personeelsinzet,...
Een kort overzicht:
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
- beslissing van de gemeenteraad van 22 oktober 2019 houdende goedkeuring van het reglement voor het organiseren van vieringen en aanbieden van recepties en latere wijzigingen
- beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 13 januari 2024 houdende goedkeuring aanpassingen aan reglement voor het organiseren van vieringen en aanbieden van recepties - gedeelte huwelijksjubilarissen
- beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 3 februari 2024 houdende goedkeuring aanpassingen aan reglement voor het organiseren van vieringen en aanbieden van recepties - gedeelte huwelijken
Jaarlijks budget voorzien in het meerjarenplan voor de vieringen:
Huwelijken
Feedback vanuit GRC
Algemeen:
= Voorstel om rechtstreeks een nieuw document via e-notulen op te laden met nieuw voorstel voor de komende GRC. Alle GRC leden zijn akkoord om dit via deze weg te doen
Voor gemeentelijke evenementen doen we regelmatig beroep op (erkende) verenigingen om een cateringstand te bemannen. Deze samenwerking biedt voordelen voor zowel de gemeente als de betrokken vereniging. Dit biedt het lokaal bestuur extra handen om de praktische organisatie van een evenement werkbaar en haalbaar te maken. Anderzijds is het een mogelijkheid voor een vereniging om met een minimale inzet iets bij te verdienen voor hun werking. Om deze samenwerking verder te structureren hebben we een model voor samenwerkingsovereenkomst uitgewerkt. Dit model heeft als doel om de modaliteiten rond de samenwerking rond het uitbaten van een cateringstandje op gemeentelijke evenementen te bepalen.
De ondersteuning van verenigingen bij gemeentelijke evenementen werd in het verleden eerder ad hoc en op maat afgesproken. Soms werd er gewerkt met een forfaitaire onkostenvergoeding, soms was de gehele opbrengst van drank of catering voor de vereniging of een combinatie van beiden. Dit maakte dat het voor verenigingen niet altijd even duidelijk en transparant was bij de oproep welk voordeel men had bij een engagement. Een model-samenwerkingsovereenkomst biedt hierbij de nodige transparantie en eenvormigheid.
Het vastleggen van afspraken voorkomt misverstanden over de verantwoordelijkheid, de rol en financiële afspraken met betrekking tot het bemannen van een cateringstand tijdens gemeentelijke evenementen. Dit zorgt voor een transparante maar ook voor een vlotte samenwerking. Door 80% van de nettowinst uit de drank- en cateringverkoop uit te keren aan de vereniging, willen we hen financieel ondersteunen en actief betrekken bij gemeentelijke evenementen. Door een gestandaardiseerde samenwerkingsovereenkomst te gebruiken kan men efficiënter en transparanter samenwerken met verenigingen, wat bijdraagt aan de professionalisering, kwaliteit en het succes van gemeentelijke evenementen. Met dit model willen we een eerlijke, gestructureerde en herkenbare samenwerking faciliteren die zowel de bezoekerservaring verbetert en de kans biedt aan lokale verenigingen om extra inkomsten te genereren.
Bovendien biedt de voorgestelde methodiek de verenigingen de mogelijkheid om hun financieel aandeel bij een evenement waarbij ze ondersteunen op te krikken, door bijvoorbeeld zelf extra promo te maken als partner van het evenement/activiteit. In 2024 werd met deze werkwijze reeds geëxperimenteerd voor het Afvalfestival en de zomerbar en werd deze door de participerende verenigingen als positief ervaren.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
- model samenwerkingsovereenkomst 'catering tijdens gemeentelijke evenementen'
De invoering van deze methodiek heeft een beperkte budgettaire impact. In het verleden werd aan verenigingen die ondersteuning boden bij de catering van gemeentelijke evenementen een onkostenvergoeding toegekend. Deze onkostenvergoeding varieerde en werd op maat bepaald in functie van het engagement van de vereniging in kwestie op basis van het evenement/de activiteit. Concreet ging dit om evenementen zoals de paaseirenraap, het sinterklaasfeest en de 11 juli viering, ...
Het huidig voorstel van werkwijze houdt dus alvast in dat deze onkostenvergoedingen niet meer dienen te worden gebudgetteerd. Dit gaat in praktijk over maximaal 1.000 euro op jaarbasis, verdeeld over de verschillende activiteiten/evenementen, afhankelijk van de concrete programmatie.
De voorgestelde werkwijze houdt rekening met 20% van de winst op catering/drank voor het lokaal bestuur als compensatie voor de werkingskosten van het evenement (materiaal, programmatie, logistiek, ...). De overige 80% wordt uitbetaald aan de vereniging in ruil voor de ondersteuning.
Na afloop van het evenement staat de organisator in voor het uitbetalen van 80% van de winst op drank/catering waarin de hoofdorganisator voorziet via volgende formule:
Bruto inkomsten: inkomsten kassa + inkomsten evenement
min 20% van dit bedrag tgv. Gemeente Londerzeel
= Tussentijdse balans
plus bedrag ‘eigen dranken’ van de Gemeente Londerzeel
= Tussentijdse balans
min factuur brouwer/leverancier
= restsaldo over te schrijven aan de vereniging
Schepen Van Esbroeck licht de opzet van de samenwerkingsovereenkomst toe en verwijst naar een nieuwe bespreking op het college van 17 maart.
Daarin werd de formule nog iets meer verfijnd.
Oppositie gaat helemaal akkoord met aangepaste formule, de aangepaste versie mag rechtstreeks bijgevoegd worden aan het punt voor de komende gemeenteraad.
Namens 16 GRC Beleven,
Tinneke VAN SANDE
secretaris
Jana Claessens
voorzitter