Notulen  04 Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Aanleiding en context

Op heden bevat het LOI één woning (Kerkhofstraat 52) waar één gezin van 7 personen wordt opgevangen. Dit gezin zit nog steeds in de asielprocedure maar blijft lang aanslepen. Wanneer we de samenwerkingsovereenkomst officieel opzeggen, kan er aan Fedasil een transfer voor dit gezin aangevraagd worden naar een ander LOI. Gelet op de huidige toestand van de woning en de princiepsbeslissing door de gemeenteraad in mei 2019 om het LOI af te bouwen is het wenselijk om de overeenkomst met Fedasil op te zeggen en het LOI effectief stop te zetten.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen

- wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën van vreemdelingen en de latere wijzigingen

- koninklijk besluit van 23 december 1994 tot instelling van de criteria voor een harmonieuze spreiding van de asielzoekers over de gemeenten met toepassing van artikel 54 van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en verwijdering van vreemdelingen

- beslissing van het vast bureau in zitting van 1 april 2019 houdende akkoord met de visienota "Lokaal Opvanginitiatief: een verhaal van subsidies en kwaliteitsvolle begeleiding"

- beslissing van de OCMW-raad in zitting van 28 mei 2019 houdende akkoord met de visienota "Lokaal Opvanginitiatief: een verhaal van subsidies en kwaliteitsvolle begeleiding"

- visienota "Lokaal Opvanginitiatief: een verhaal van subsidies en kwaliteitsvolle begeleiding"

- samenwerkingsovereenkomst Fedasil

Motivering

Op het vast bureau van 01.04.2019 en de OCMW-raad van 28.05.2019 werd de visienota "Lokaal Opvanginitiatief: een verhaal van subsidies en kwaliteitsvolle begeleiding" voorgelegd. Beide gingen akkoord met deze visie en er werd besloten om het Lokaal Opvanginitiatief (LOI) verder af te bouwen. De huidige woning die dienst doet als LOI bevindt zich in een slechte staat waardoor we een menswaardig wonen op deze locatie niet meer kunnen garanderen. Bovendien zijn er geen andere woningen binnen het gemeentelijk patrimonium beschikbaar om het LOI in te herhuisvesten.

Om dit te finaliseren, dient de samenwerkingsovereenkomst met Fedasil officieel opgezegd te worden via aan aangetekend schrijven aan Fedasil. Volgend op dit aangetekend schrijven zal Fedasil de opzegging bevestigen en een sluitingsdatum bepalen. Dit naar analogie met de vigerende overeenkomst.

Financieel aspect

Zolang de LOI-plaatsen op beschikbaar staan, loopt de huidige financiering door.

Eventuele reserves op de LOI-rekening kunnen door Fedasil worden terugggevorderd.

Aanleiding en context

APB VERA heeft een een raamovereenkomst uitgeschreven voor huur en onderhoud van multifunctionals, printers, large format printers, document scanners en een universeel beheersysteem voor een periode van 5 jaar. Onze huidige overeenkomst loopt tot en met 31 oktober 2022. De raamovereenkomst is een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen. De overeenkomst omvat tevens het onderhoud en de verbruiksproducten (toners, drums, inkt… exclusief papier). Als lokaal bestuur binnen de provincie Vlaams-Brabant kunnen we volgens het principe van opdrachtencentrale gebruikmaken van deze raamovereenkomst en dit zonder afnameplicht.

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen

- bestek met toepassing van de openbare procedure en met als onderwerp “Raamovereenkomst voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem 2018/003” als een overheidsopdracht voor leveringen zowel Belgisch (BDA: 2018-522157) als Europees (2018/S 148-338066) gepubliceerd werd op 01 augustus 2018.

- ontvangen offertes van Canon Belgium NV en Konica Minolta Business Solutions NV

- verslag van nazicht van 25 oktober 2018

Motivering

Wij kunnen als OCMW gebruik maken van dit raamcontract, waardoor wij onder andere:
- gebruik kunnen maken van de expertise;
- zelf geen procedure moeten voeren, wat een besparing aan tijd en geld oplevert;
- de prijzen door de schaalgrootte van de aanbestedingen gunstiger zijn;
- vrijblijvend kunnen deelnemen, aangezien de contracten geen exclusiviteit inhouden.

De periode van 5 jaar begint te lopen vanaf we starten met afname van het contract, ongeacht dat die op haar laatste benen loopt (cfr. raamovereenkomst telecommunicatie).

De opdracht bestaat uit 2 percelen en werd toegewezen aan:
- Perceel 1: Multifunctionals en printers:
Canon Belgium NV, Berkenlaan 3, 1831 Diegem

- Perceel 2: Universeel beheersysteem:
Canon Belgium NV, Berkenlaan 3, 1831 Diegem

De prijzen zijn zeer interessant en een stuk goedkoper dan de prijzen die we vandaag betalen.

Financieel aspect

Het betreft een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen