Notulen  04 Raad voor Maatschappelijk Welzijn

B-punt

• Algemeen beleid en coördinatie

  • Akteneming van het jaarverslag 2025 informatieveiligheid gemeente, OCMW en gemeentelijke scholen

    Aanwezig: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK, Henk VERTONGHEN

    Verontschuldigd: Evelyn Kegels, Koen VANHOOF, Mark VERBRUGGEN

    Aanleiding en context

    Dit jaarverslag kadert binnen de wettelijke opdracht van de functionaris voor gegevensbescherming voor lokaal bestuur Londerzeel (DPO) en betreft de actuele stand van zaken m.b.t. de informatieveiligheid.
    In het jaarverslag beschrijven we voor elk onderdeel de actuele stand van zaken, volgens de indeling bepaald door de ISO27k-norm, zoals ook opgenomen in de door de overheid (Gegevensbeschermingsautoriteit, Vlaamse Toezichtcommissie, Kruispuntbank Sociale Zekerheid, …) gepubliceerde richtsnoeren/minimale normen.

    Juridische grond

    - decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen

    - wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

    - koninklijk besluit van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid

    - decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)

    - decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer

    - jaarverslag 2025 opgemaakt door de functionaris voor gegevensbescherming voor lokaal bestuur Londerzeel (gemeente, OCMW en gemeentelijke scholen)

    Motivering

    Dit jaarverslag kadert binnen de wettelijke opdracht van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en betreft de actuele stand van zaken m.b.t. de informatieveiligheid.

    Enkele focuspunten uit het verslag:

    • Overzicht 2025 – informatieveiligheid en DPO
    • Overdracht DPO-dienstverlening: in juli 2025 overstap van VERA naar Haviland voor DPO-ondersteuning.
    • NIS2-richtlijn: nieuwe verplichtingen rond cyberveiligheid. Self-assessment uitgevoerd door de dienst Digitaal informatiebeheer en architectuur (IT), geanalyseerd door DPO. 
    • Adviezen en aanbevelingen
    • Talrijke ad hoc adviezen bij projecten (o.a. DPIA WhaiNot, cameratoezicht, verwerkersovereenkomsten, migratie naar SharePoint, eNotulen-problemen).
    • AVG is goed ingeburgerd binnen het bestuur; medewerkers consulteren DPO bij verwerking van persoonsgegevens.
    • Georganiseerd door onze eigen diensten: cyberlunches en sensibilisering rond AI.
    • Belangrijkste activiteiten van de DPO
    • Informeren en adviseren: regelmatige adviezen en toelichtingen tijdens IVC-overleg. 
    • Toezien op naleving en bewustmaking: overweging voor een volledige Cybersecurity Awareness Campagne in 2026. 
    • DPIA: één formeel advies (WhaiNot) met positief resultaat.
    • Incidenten: geen datalekken gemeld in 2025. 
    • Contact met toezichthouder: geen raadplegingen.
    • Controles
    • Geen controle uitgevoerd op KSZ-logs in 2025 (laatste in 2023, geen onregelmatigheden).
    • Nieuwe controle gepland in 2026. 
    • Bewustwording
    • Deelname aan gratis phishingcampagne van Digitaal Vlaanderen: gemiddelde score behaald.
      Aanbeveling: herhaling en uitbreiding met permanente simulaties en campagnes.
      Voorstel: algemene bewustwordingscampagne in 2026, inclusief training voor mandatarissen over AVG en cybersecurity.

    Financieel aspect

    Opmaak van het jaarverslag wordt uitgevoerd door de DPO via externe partner Haviland.  Deze output valt binnen het daartoe voorziene contingent aan uren en deze zijn budgettair voorzien.

    Publieke stemming

    Aanwezig: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK, Henk VERTONGHEN

    Voorstanders: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK

    Resultaat: Ter kennis genomen met eenparigheid van stemmen.

    Besluit

    Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van het jaarverslag 2025 inzake het informatieveiligheidsbeleid van de gemeente, het OCMW Londerzeel en de gemeentelijke basisscholen.

    Artikel 2: Het jaarverslag 2025 inzake het informatieveiligheidsbeleid maakt integraal deel uit van deze beslissing.

• Personeel

  • Toetreding tot de raamovereenkomst inzake aanmaken, verdelen, beheren en innen van elektronische maaltijdcheques en andere social vouchers van de Vlaamse Overheid

    Aanwezig: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK, Henk VERTONGHEN

    Verontschuldigd: Evelyn Kegels, Koen VANHOOF, Mark VERBRUGGEN

    Aanleiding en context

    De huidige overeenkomst voor de levering van onze maaltijdcheques met Edenred Belgium NV loopt af op 31 mei 2026. We kunnen opnieuw intekenen op een raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid voor het aanmaken, verdelen, beheren en innen van elektronische maaltijdcheques en andere social vouchers, gegund aan Edenred Belgium NV.  De looptijd van de overeenkomst bedraagt 48 maanden vanaf de instap.

    Juridische grond

    - decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

    - wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 36

    - wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, in het bijzonder de artikels 4,5 en 29 §1

    - koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017

    - beslissing van de Vlaamse Regering van 18 maart 2024 tot gunning van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit 'Aanmaken, verdelen, beheren en innen van elektronische maaltijdcheques en andere social vouchers' (bestek 2023/HFB/OP/115110)

    - besluit van Vlaamse Regering waarbij de opdracht wordt gegund aan de firma Edenred Belgium NV, Vorstlaan 165 bus 9 te 1160 Brussel

    Motivering

    Onze huidige overeenkomst eindigt op 31 mei 2026. Het is dus wenselijk om in te tekenen op een nieuwe raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid. Bijkomend voordeel is dat er geen overstap naar een nieuwe leverancier moet gemaakt worden aangezien de nieuwe raamovereenkomst gegund werd aan Edenred Belgium NV, onze huidige leverancier. 

    Financieel aspect

    Er zijn geen dienstverleningskosten verbonden aan:
    - uitgifte van maaltijd-, sport- en cultuur, cadeau- en ecocheques
    - inning van maaltijd-, sport- en cultuur, cadeau- en ecocheques
    - vervanging van kaarten

    Publieke stemming

    Aanwezig: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK, Henk VERTONGHEN

    Voorstanders: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

    Besluit

    Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de toetreding tot de raamovereenkomst van de Vlaamse Overheid inzake het aanmaken, verdelen, beheren en innen van elektronische maaltijdcheques en andere social vouchers op basis van het bestek met ref. 2023/HFB/OP/115110 goed.

• IT

  • Toetreding tot de raamovereenkomst inzake telecommunicatiediensten via aankoopcentrale CREAT

    Aanwezig: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK, Henk VERTONGHEN

    Verontschuldigd: Evelyn Kegels, Koen VANHOOF, Mark VERBRUGGEN

    Aanleiding en context

    Via aankoopcentrale CREAT werd voor het aanbieden van diverse telecommunicatiediensten (o.a. vaste telefonie en vaste datacommunicatie, mobiele telefonie en mobiele datacommunicatie) een raamovereenkomst afgesloten met Proximus. We kunnen op deze raamovereenkomst intekenen voor het gebruiken van de SMS-diensten. 

    De looptijd van het contract bedraagt 7 jaar (nog geldig t.e.m. 10 maart 2028).

    Juridische grond

    - decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

    - wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

    - beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2023 houdende de toetreding tot aankoopcentrale CREAT

    - gevoerde mededingingsprocedure met onderhandeling met voorafgaande bekendmaking van 29 november 2021 door opdrachtencentrale CREAT

    - besluit van aankoopcentrale CREAT aangaande gunning aan Proximus

    Motivering

    Onze huidige provider CM.com heeft een maandelijks abonnement ingevoerd voor het versturen van sms'en onder het voorwendsel dat ze zijn moeten migreren naar een veiligere cloudomgeving. Het resultaat hiervan is dat we nu meer dan het dubbel betalen voor Gemeente én OCMW wat een vaste meerkost van 2.600 euro op jaarbasis betekent.

     

    Er zijn verschillende diensten binnen gemeente en OCMW die gebruik maken van de sms-diensten zoals onderwijs (o.a. leerkrachten Academie), Zorg- en Welzijnsloket, Mobiliteit, Samenleving. 

     

    Het voorstel is gebruik te maken van de raamovereenkomst van CREAT. Hier wordt enkel 0,065 cent/sms aangerekend. Dit is 30% goedkoper dan ons huidige tarief per sms. De werking bij Proximus is vergelijkbaar, de gsm-nummers kunnen worden overgenomen van onze huidige provider.

     

    Financieel aspect

    De kostprijs bedraagt 0,065 cent/sms (volume sms'en per maand tussen 0 en 24.999), geen maandelijkse kosten voor de sms-portal.

    In het meerjarenplan is in 2026 budget voorzien onder de actie R.12.01 'Reguliere werking IT' (AR 6141004/011000).

    Publieke stemming

    Aanwezig: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK, Henk VERTONGHEN

    Voorstanders: Tom TROCH, Nadia SMINATE, Gerda VERHULST, Bart VAN DOREN, Greet ILEGEMS, Wout Van Esbroeck, Patrick BOGAERTS, Jana Claessens, Hilde De Bondt, Anita De Borger, Jozef De Borger, Cindy De Saeger, Lien Eeckelaers, Sanne EECKELERS, Kim FERTINEL, Conny MOONS, Veerle PAS, Guido Robberechts, Ruth Schelfhout, Eveline Sprangh, Gert VAN ASSCHE, Els VAN DEN BROECK

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

    Besluit

    Enig artikel: De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de toetreding tot de raamovereenkomst inzake telecommunicatiediensten via aankoopcentrale CREAT goed.