Tijdens een analyse vanuit de administratie, bleken de huidige subsidiereglementen voor verenigingen in Londerzeel aan een update toe. De huidige manier van werken vergt enerzijds een grote administratieve last voor zowel verenigingen als de medewerkers van het lokaal bestuur. Anderzijds bleken de huidige reglementen niet meer afdoende om de inhoudelijke ambities van het lokaal bestuur te stimuleren. We verwijzen hierbij naar de startnota die werd goedgekeurd tijdens de zitting van het college Van burgemeester en schepenen. Document is tevens in bijlage toegevoegd.
De essentie is samen te vatten als volgt:
Gelet op de complexiteit en het belang van een maatschappelijk draagvlak bij dit project, werd via Baristaz een extern en onafhankelijk bureau aangesteld om het traject te faciliteren. Binnen dit traject werden verschillende sessies voorzien met de vrijetijdsconsulenten om de huidige werking te analyseren en verbetervoorstellen te doen. Parallel werden ook de verenigingen uit de verschillende sectoren betrokken. Dit via drie participatiesessies waarbij verenigingen doorheen het traject de mogelijkheid hadden om hun feedback en input te geven doorheen het gehele traject.
Finaal werd op basis van dit denktraject een voorstel van erkennings- en subsidiereglement opgemaakt waarbij volgende principes werden gehanteerd:
In april 2023 vonden finale participatiesessies plaats, waarbij de details binnen het ontwerp van vernieuwd subsidiereglement werden besproken. Ook hier werden alle verenigingen die heden werkingssubsidies ontvangen op uitgenodigd. De opmerkingen van de aanwezige afvaardigingen werden meegenomen. Algemeen werd het voorstel van ontwerpreglement gevalideerd door de participanten.
Het is wenselijk om het reglement te laten ingaan op datum van 1 oktober 2023.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 13 juli 2020 houdende goedkeuring van de startnota werkingssubsidies verenigingen
- beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 12 december 2022 houdende goedkeuring en planning herwerking subsidiereglementen
- advies van de Jeugdadviesraad van 18 april 2023 met betrekking tot de hervorming van de werkingssubsidies
De huidige subsidiereglementen voor verenigingen waren aan een hernieuwing toe. Bovendien bleken er heel wat kansen gemist met betrekking tot het stimuleren en ondersteunen van verenigingen, gekoppeld aan het lokaal sociaal beleid van het lokaal bestuur. Dit bleek uit een participatief traject met de verenigingen uit de beleidsdomeinen jeugd, sport, cultuur milieu alsook de administratie (dienst Vrije Tijd). Tot slot ontbreekt heden een eenvormig erkenningsreglement voor verenigingen.
Onderstaande principes werden naar voor gebracht doorheen het participatietraject. Om deze te integreren in het subsidiebeleid van de Gemeente Londerzeel, is de actualisatie van het subsidiereglement noodzakelijk. Via het aangepaste subsidiereglement wenst het lokaal bestuur:
Voor de thema's voor de projectsubsidies, stelt de dienst Vrije tijd onderstaande thema's voor. Bij akkoord van het college van burgemeester en schepenen, worden deze voorgelegd aan de verenigingen waarop zij er drie selecteren via een Microsoft Forms-bevraging.
Voor de domeinen sport, cultuur en jeugd, zijn de werkingssubsidies budgettair opgenomen onder:
Actie: 5.11.4 Aan de particuliere jeugdverenigingen financiële ondersteuning aanbieden in de vorm van werkingssubsidies (39.500 euro)
Actie: 5.11.6 Aan sportclubs financiële ondersteuning aanbieden in functie van hun inhoudelijk werking (35.000 euro)
Actie: 5.11.7 Aan socio-culturele verenigingen financiële ondersteuning aanbieden (25.000 euro).
Voor het domein milieu- en natuur zijn de werkingssubsidies budgettair opgenomen onder:
Actie: 1.4.11 Aan de natuur- en milieuverenigingen financieel ondersteunen (4.000 euro).
We verwijzen hierbij tevens naar de bijlage (integratie van financiële ondersteuning aan verenigingen in het subsidiereglement). Door het integreren van een aantal lopende ondersteuningsvormen (verlenen van steun voor bekers en medailles, ondersteuning als sponsor voor de organisatie van evenementen) in het ontwerp van subsidiereglement kunnen vragen van verengingen naar financiële ondersteuning op een eenvormige wijze worden aangepakt.
Als gevolg van de overgangsmaatregel voor de tenlasteneming van de onroerende voorheffing voor sportverenigingen met eigen infrastructuur, dient 14.000 euro bijkomend te worden voorzien in 2023. Dit gegeven wordt meegenomen binnen de aanpassing van het meerjarenplan.
Schepen Dimitri Robbyns leidt dit agendapunt in en geeft het woord aan Kristof Sablon, beleidscoördinator leven en welzijn, die een uitgebreide presentatie geeft (bestand toegevoegd in bijlage aan dit punt).
Jeugd
Raadslid Ilias Moussaid merkt op dat er gecategoriseerd wordt aan de hand van het aantal leden: 20 - 80 - 250 leden. Wat met een vereniging met 230 leden?
Kristof Sablon geeft aan dat dit zal moeten worden geëvalueerd. Eventueel kan er dan met een marge gewerkt worden.
Raadslid Gerda Verhulst merkt op dat een jeugdhuis 2 activiteiten per maand moet organiseren. Ze vraagt wat er verstaan wordt onder activiteiten.
Kristof Sablon antwoordt dat dat bv. het openhouden van het café kan zijn.
Gerda Verhulst geeft aan dat er heel wat voorwaarden wegvallen t.o.v. vroeger.
Voorzitter Koen Zwetsloot stelt zich vragen bij de verplichting van 8 vormingen per jaar.
Kristof Sablon zegt dat dit ook interne vormingen kunnen zijn, bv. EHBO.
Sport
Raadslid Ilias Moussaid zegt dat er gevraagd wordt naar trainer B. Dit is volgens hem echter moeilijk te behalen. Hij vraagt dan ook of dit bevraagd werd bij de sportclubs.
Kristof Sablon antwoordt dat werd opgenomen op vraag van de verenigingen zelf. Dat stond ook in de huidige reglementen en is dus niet nieuw.
Raadslid Bart Van Doren geeft mee dat de ene sporttak soepeler is voor het behalen van de diverse trainerdiploma's dan de andere.
Kristof Sablon repliceert dat deze voorwaarden voor de huidige verenigingen geen probleem zouden zijn.
Cultuur
geen vragen/opmerkingen
Milieu
Raadslid Gerda Verhulst vraagt uit welke pot deze subsidies komen?
Kristof Sablon antwoordt dat deze subsidies niet uit de pot van Vrije Tijd zullen komen, maar uit de pot van Milieu. Dat blijft gescheiden.
Projectsubsidies
Raadslid Nadia Sminate vraagt of deze projectsubsidies gebaseerd zijn op de acties uit het meerjarenplan.
Kristof Sablon antwoordt dat deze ook gebaseerd kunnen zijn op een bepaald thema, doelgericht of efficiënt.
Raadslid Gerda Verhulst is bezorgd dat kleine verenigingen uit de boot zullen vallen.
Kristof Sablon geeft aan dat ze vanuit de dienst Vrije Tijd zullen inspireren en ondersteunen en ervoor zorgen dat alles zo laagdrempelig mogelijk wordt gehouden.
Raadslid Bart Van Doren vraagt of de projectsubsidies eigenlijk de overschot van de pot zijn.
Schepen Dimitri Robbyns antwoordt hierop dat de projectsubsidies 20% van de totale pot zijn. Dit staat duidelijk omschreven in de voorwaarden. Wanneer een vereniging mee de gemeente kleur wil geven, kan dat aan de hand van deze projectsubsidies. Dat is een goede consensus en deze werd goed onthaald bij de verenigingen. Het is een mooie stimulans. Bovendien is dit ook duidelijk naar verwerking toe, vanuit de dienst Vrije Tijd.
Gerda Verhulst vraagt hoe het zit met verenigingen die bv. tappen bij gemeentelijke evenementen.
Kristof Sablon antwoordt hierop dat het voor de verenigingen vaak moeilijk is om er extra activiteiten (zoals bv. het tappen tijdens een gemeentelijk evenement) bij te nemen. Ze werken allemaal met vrijwilligers. Een eventuele verloning voor een dergelijke samenwerking tijdens een evenement zit niet in deze subsidie vervat en zal via het evenement zelf gebeuren. Hiervoor zal nog een kader worden opgemaakt.
Nadia Sminate merkt op dat het organiseren van een pannenkoekenslag dus niet onder een projectsubsidie valt. Verder vindt ze het een interessant gegeven. Door de projectsubsidie kan het bestuur de verenigingen in een bepaalde richting sturen. Ze vraagt zich dan ook af of de verhouding 80/20 dan wel correct is.
Dimitri Robbyns antwoordt hierop dat de verenigingen steunen op de werkingssubsidies. Het eerste voorstel was de verhouding 70/30. De huidige 80/20 is een consensus met de verenigingen. Dit kan uiteraard in de toekomst herbekeken worden.
Bart Van Doren kan nergens het Nederlandstalig karakter terugvinden in de voorwaarden voor de subsidies. Dit is toch een belangrijke voorwaarde.
Er wordt beslist dat de N-VA-fractie een amendement zal indienen voor de uiteindelijke goedkeuring van het reglement, teneinde het Nederlandstalig karakter op te nemen in de voorwaarden.
Gerda Verhulst vindt het jammer dat het charter van het oude reglement niet opgenomen werd. Dit moest in 2015 worden ondertekend door de verenigingen.
Volgens Ilias Moussaid is het ook niet altijd duidelijk om te weten onder welke noemer een vereniging valt, zoals bv. een brommerclub. Hij vraagt dan ook of er een oplijsting van de verschillende mogelijkheden bestaat.
Kristof Sablon geeft aan dat je per vereniging slechts één aanvraag kan indienen.
Gerda Verhulst vraagt hoe het zit met de historische samenwerkingen. Concreet gaat het over de Urban Run, het Londerzeels Loopcriterium en de bekers.
Kristof Sablon antwoordt dat de organisatoren van de Urban Run hebben aangegeven dat de editie van 2023 de laatste zal zijn. Het Londerzeels Loopcriterium kan perfect via een projectsubsidie. Naar de bekers is tegenwoordig minder vraag.
Dimitri Robbyns geeft nog mee dat door de projectsubsidies, er kan vermeden worden dat er geld van andere 'potten' wordt gehaald.
In de meerjarenplanning staat volgende actie opgenomen: "Periodieke analyse en optimalisatie van personeelsnoden".
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- beslissing van de gemeenteraad in zitting van 25 april 2023 houdende vaststelling van de rechtspositieregeling voor het gemeentepersoneel
- beslissing van de gemeenteraad in zitting van 28 maart 2023 houdende goedkeuring geïntegreerd organogram gemeente-OCMW + formatie gemeente
- bespreking en gunstig advies van het managementteam van 28 juni 2023
- het college van burgemeester en schepenen van 28 augustus 2023 houdende goedkeuring geïntegreerd organogram
- protocol HOC-BOC van 07 september 2023
- aangepaste organogram en het financieel kader met motivatie
Jaarlijks worden de personeelsnoden besproken met de beleidscoördinator HRM, de betrokken beleidscoördinatoren en de algemeen directeur.
De voorstellen worden voorgelegd aan het managementteam om een gedragen voorstel voor te leggen aan HOC-BOC en het bestuur.
Zie financieel kader van de personeelsnoden.
Aanpassing MJP: meerkost verspreid over verschillende beleidsitems inzake personeel.
Els Van Praet, beleidscoördinator HRM, leidt dit agendapunt in.
Raadslid Bart Van Doren merkt op dat bepaalde aanwervingen verschuiven van het WZC naar de dienst HRM. Er is daarom een stijging bij HRM, maar geen daling bij het WZC.
Els Van Praet geeft aan dat deze aanwervingen bij de functie directeur WZC zaten, maar dat deze daar eigenlijk niet thuishoren. Nu kan de directeur zich toespitsen aan andere taken, eigen aan directeur.
Bart Van Doren merkt op dat gesproken wordt over een werklastmeting. Hij heeft hier echter geen zicht op, want deze zit niet mee in het dossier. Bovendien ziet hij bij directeur WZC een extra teamcoach.
Algemeen directeur Henk Vertonghen zegt dat de directeur WZC momenteel zélf de verschillende therapeuten aanstuurt.
Els Van Praet vult aan dat de functie teamcoach bepaald werd in het WZC-decreet. Bovendien staat hier een subsidie tegenover.
Raadslid Kim Fertinel vraagt wanneer dit op de gemeenteraad komt.
De aanpassing van het geïntegreerd organogram wordt ter goedkeuring geagendeerd op de gemeenteraad van oktober.
De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Mens werden opgesteld door de secretaris van de gemeenteraadscommissie. Deze worden voor goedkeuring voorgelegd aan de leden van de gemeenteraadscommissie Mens.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
- ontwerpverslag van de zitting van 22 maart 2023
De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Mens zijn zowel in het motiverend als in het beschikkend gedeelte de volledige weergave van de zitting.
De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Mens zijn zowel in het motiverend als in het beschikkend gedeelte de volledige weergave van de zitting.
De Jeugdadviesraad is een verplicht adviesorgaan binnen het lokaal bestuur. Traditiegetrouw bestaat dit orgaan hoofdzakelijk uit een afvaardiging van de verschillende jeugdverenigingen. Vanuit de dienst Vrije Tijd stelden we vast dat:
Op basis van bovenstaande zaken wensten we een kader te ontwikkelen ter optimalisatie en afbakening van de werking van de JAL. Deze actie staat tevens opgenomen in het meerjarenplan (actie 5.27.5 - Optimaliseren van de werking van de Kinder- en Jeugdadviesraad via de ontwikkeling van een jaarprogramma en hun rol te versterken door structureel gebruik te maken van hun adviserende en participatieve functie).
| Doelstellingen |
|
| Resultaten |
|
In 2021 is de dienst Vrije Tijd gestart met de opmaak van een SWOT en de verdere uitwerking van de hervorming, samen met de Jeugdadviesraad. Er werden nieuwe voorzitters verkozen, en een kernbestuur opgericht. De Jeugdadviesraad is ondertussen gestaag en organisch uitgegroeid tot een volwaardiger adviesorgaan met 1 advies in 2022 en tot dusver 3 adviezen in 2023. Het kernbestuur is ondertussen aangedikt tot 8 actieve leden waarvan de helft van de leden niet verbonden is aan een jeugdvereniging. De hervorming van de Jeugdadviesraad in Londerzeel werd ondertussen ook opgepikt door koepelorganisatie Bataljong als good practice en werd samen met 4 andere jeugdadviesraden uit andere steden/gemeenten geselecteerd voor een begeleidingstraject n.a.v. de verkiezingen in 2024 (Debattle).
De volledige visienota met alle actieplannen en doelstellingen zijn terug te vinden in bijlage, samen met de nieuwe statuten en afsprakenkader.
Dit afsprakenkader heeft als doel om de Jeugdadviesraad te betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk jeugdbeleid. Dit houdt in dat de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen voor de definitieve besluitvorming in deze organen, op grond van hiernavolgende bevoegdheidsverdeling de Jeugdadviesraad om advies zullen vragen. Alle afspraken over de informatie-uitwisseling, wijze van advies vragen of uitbrengen en de beantwoording ervan werden in een constructief afsprakenkader gegoten. Dit afsprakenkader is er voor beide partijen (zowel voor de Jeugdadviesraad als voor het openbaar bestuur).
Daarnaast heeft de Jeugdadviesraad een eigen logo ontworpen om ook meer in te zetten op de doelstellingen rond bekendmaking van de Jeugdadviesraad en bekendmakingsacties die hiermee gepaard zullen gaan. Dit logo werd door de unaniem goedgekeurd op de Jeugdadviesraad van 12 mei 2023.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
- decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid van 6 juli 2012
- beslissing van de gemeenteraad van 26 maart 2013 houdende goedkeuring huishoudelijk reglement jeugdraad
N.a.v. de beleidsdoelstelling in het meerjarenplan (actie 5.27.5) werd een optimalisatietraject opgestart en uitgewerkt, in nauwe samenwerking met de jeugdadviesraad. Dit traject heeft als doel de algemene werking en participatie van het orgaan te verhogen.
Actie 5.27.5 - Optimaliseren van de werking van de Kinder- en Jeugdadviesraad via de ontwikkeling van een jaarprogramma en hun rol te versterken door structureel gebruik te maken van hun adviserende en participatieve functie) - Beleidsitem 075100 en rekening 6001000, 6131006 en 6143001).
Schepen Dimitri Robbyns licht dit agendapunt toe.
Er zijn geen vragen/opmerkingen van de raadsleden.
De huidige reglementering met betrekking tot de dorpskunstenaar is aan een update toe.
De huidige dorpsdichter, Swa Peleman, voorziet telkens op vraag van en voor enkele gemeentelijke evenementen een gedicht dat hij voordraagt als dorpsdichter.
Gezien de verschillende vormen van kunst die op de dag van vandaag bestaan, streven we naar een bredere culturele vertegenwoordiging. De opkomst van diverse artistieke talenten en de visie om culturele identiteit van onze gemeente te versterken, hebben geleid tot het idee om een dorpskunstenaar aan te stellen.
Dit wedstrijdreglement is dan ook opgesteld in overeenstemming met de visie van de gemeente om kunst en cultuur te bevorderen en de bruisende, artistieke gemeenschap te stimuleren.
Door het opmaken van een wedstrijdreglement voor het aanduiden van een dorpskunstenaar erkent de gemeente het belang van de verschillende kunstvormen. Naast poëzie zijn er namelijk ook vele getalenteerde kunstenaars actief in schilderen, beeldhouwen, muziek, dans, fotografie en zo veel meer.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
Door het opmaken van een wedstrijdreglement voor het aanduiden van een dorpskunstenaar erkent de gemeente het belang van de verschillende kunstvormen. Naast poëzie zijn er namelijk ook vele getalenteerde kunstenaars actief in schilderen, beeldhouwen, muziek, dans, fotografie enz. Via het ontwerp van reglement zetten we lokaal talent in de kijker en geven we ze een afwisselend podium. Door het reglement te verruimen naar andere kunstvormen dan enkel poëzie, geven we tevens meer lokale kunstenaars de kans om in te tekenen.
Voor het invoeren van het wedstrijdreglement, is een bijkomend werkingsbudget van jaarlijks 250 euro nodig. Dit gegeven wordt meegenomen naar de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan.
Voor de uitreiking van de award als eredorpsdichter tijdens de Nieuwjaarsdrink in 2024 dient er een beperkt budget te worden voorzien. Dit kan evenwel via het werkingsbudget binnen de dienst Vrije Tijd (reguliere werking Vrije tijd).
Schepen Dimitri Robbyns licht dit agendapunt toe.
Raadslid Gerda Verhulst vraagt of een dorpskunstenaar ook een professioneel kunstenaar mag zijn. Wanneer hierop bevestigend wordt geantwoord, vraagt ze zich af of dit niet demotiverend kan zijn voor een amateur. Bovendien is er sprake van een vergoeding van 250 euro, die zal betaald worden aan het begin van de termijn. Ze vraagt zich dan ook af wat er gebeurt wanneer de termijn niet zal worden voltooid.
Dimitri Robbyns antwoordt dat er voorwaarden werden opgenomen om de samenwerking stop te zetten.
Namens 10 GRC Mens,
Veerle BAUDET
Secretaris GRC
Koen ZWETSLOOT
Voorzitter GRC Mens