De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Maatschappij werden opgesteld door de secretaris van de gemeenteraadscommissie. Deze worden voor goedkeuring voorgelegd aan de leden van de gemeenteraadscommissie Maatschappij.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen
- ontwerpverslag van de zitting van 20 september 2023
De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Maatschappij zijn zowel in het motiverend als in het beschikkend gedeelte de volledige weergave van de zitting.
De notulen van de vorige zitting van de gemeenteraadscommissie Maatschappij zijn zowel in het motiverend als in het beschikkend gedeelte de volledige weergave van de zitting.
Het DLB kent principieel de bevoegdheid tot het vaststellen van de voorwaarden van de opdracht en het vaststellen van de plaatsingsprocedure toe aan de gemeenteraad/OCMW-raad. Deze bevoegdheid kan gedelegeerd worden aan het college/vast bureau indien de opdracht past binnen het begrip 'dagelijks bestuur'. Voor een vlotte interne werking is delegatie aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau noodzakelijk. Het komt aan de gemeente/OCMWraad toe te bepalen wat onder het begrip dagelijks bestuur moet worden verstaan.
Met raadsbeslissing van 24 september 2019 werd de definiëring van het begrip 'dagelijks bestuur' goedgekeurd. Een goede definiëring van het begrip dagelijks bestuur bij overheidsopdrachten moet het bestuur in staat stellen om soepel te werken, gelet op de frequentie van vergaderen van de raad en het college/vast bureau.
Een update of verdere verfijning van de definitie is wenselijk.
De grensbedragen van het opmaken van een bestek wordt als leidraad genomen. De verhoging van het bedrag moet samen met de invoering van het budgethouderschap een efficiëntere afhandeling van de dossiers mogelijk maken.
In tegenstelling tot het gemeentedecreet en het OCMW-decreet bevat het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) geen regels over het budgethouderschap, de daaraan verbonden bevoegdheden en de mogelijkheid tot delegatie ervan. Dat betekent dat elk bestuur, in het kader van zijn organisatiebeheersingssysteem zelf een regeling moet uitwerken op maat van het bestuur. Daarbij moet uiteraard rekening worden gehouden met de algemene bevoegdheids- en delegatiebepalingen van het DLB. Elementen die in die context moeten worden geregeld zijn bijvoorbeeld de bevoegdheden om budgetten te beheren, verbintenissen aan te gaan, te betalen facturen goed te keuren, uitgaande facturen op te maken, subsidies aan te vragen.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en de latere wijzigingen
- wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, zoals actueel toepasselijk
- decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
- wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, het laatst gewijzigd bij wet van 4 december 2013 tot wijziging van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en tot bekrachtiging van de bepalingen inzake rechtsbescherming van twee koninklijke besluiten genomen met toepassing van artikel 80, derde tot vijfde lid, van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006
- wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
- besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
- koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, het laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 7 februari 2014 tot wijziging van meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten en bepaalde werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 alsook van de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied
- koninklijk besluit van 14 januari 2013 het laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 22 mei 2014 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken
- koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90 1°
- beslissing van de gemeenteraad in zitting van 24 september 2019 houdende goedkeuring definitie dagelijks bestuur
- advies van het managementteam van 27 september 2023
Voor een vlotte interne werking van de dagdagelijkse uitgaven bestaat de mogelijkheid om:
- bepaalde uitgaven van dagelijks bestuur te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau. Het college van burgemeester en schepenen/vast bureau kunnen daarna op hun beurt delegeren naar de algemeen directeur, die het op zijn beurt kan delegeren naar een personeelslid (budgethouder). Het komt weliswaar exclusief aan de gemeenteraad/OCMW-raad toe te bepalen wat onder het begrip dagelijks bestuur moet worden verstaan. Daarnaast dient de gemeenteraad/OCMW-raad te bepalen welke uitgaven niet onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur.
- het drempelbedrag van de onderhandelingsprocedure met aangenomen factuur werd binnen de wetgeving van de overheidsopdrachten verhoogd naar 30.000 euro excl. btw. Hierdoor kunnen overheidsopdrachten tot dit bedrag afgesloten worden met een factuur. Andere procedures zoals vaststellen van de voorwaarden en de wijze van gunning of documenten zoals bestek en meetstaat zijn niet langer vereist maar wel aangewezen vanaf 10.000 euro excl. btw. De raadpleging van 3 aanbieders wordt minimaal vooropgesteld vanaf een bedrag van 2.500 euro excl. btw. De mededinging moet blijven spelen.
Christel Van Hoeymissen, financieel directeur, leidt dit agendapunt in.
Raadslid Kim Fertinel geeft aan een technische vraag te hebben. Bij artikel 1, het eerste punt, staat dat het bedrag van dagelijks bestuur wordt vastgesteld op 30.000 euro voor investeringen en ongeacht het bedrag voor exploitatie. Wat wordt hier exact mee bedoeld?
Financieel directeur Christel van Hoeymissen antwoordt dat hier wordt bepaald dat het college - ongeacht het bedrag - bevoegd is wanneer het exploitatie-uitgaven betreft. In geval van investeringen is het college slechts bevoegd tot €30.000
Kim Fertinel stelt voor om hier eventueel een tweede puntje van te maken.
Christel Van Hoeymissen geeft aan dat het misschien wel een terechte opmerking is om dit uit te splitsen in 2 punten.
Raadslid Koen Vanhoof vraagt of, wanneer er punten op de gemeenteraad geagendeerd zijn, waarbij het visum vereist is en er geen visum is, het punt dan niet kan doorgaan.
Christel Van Hoeymissen antwoordt hierop dat het visum niet absoluut bindend is. De gemeenteraad is het hoogste orgaan. Het visum houdt het dossier op zich niet tegen.
Naar aanleiding van de afgelopen budgetcontroles (19, 21 en 22 september) werden budgetten voor 2023 wederom aangepast in overeenstemming met gewijzigde beleidskeuzes en nieuwe budgettaire inzichten.
Er dient wel rekening te worden gehouden met het feit dat gemeenten en OCMW’s een geïntegreerd aangepast meerjarenplan hebben, maar met hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan.
Zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad moet eerst zijn eigen deel van het aangepaste meerjarenplan vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van het aangepaste meerjarenplan dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor de aanpassing definitief is vastgesteld. De goedkeuring van de gemeenteraad is nodig omdat de gemeente de financiële gevolgen moet dragen van de keuzes die de OCMW-raad maakt. Die besluitvorming kan het best als volgt verlopen:
• de OCMW-raad stelt eerst zijn deel van het aangepaste meerjarenplan vast;
• de gemeenteraad stelt vervolgens zijn deel van het aangepaste meerjarenplan vast;
• de gemeenteraad keurt ten slotte het deel goed dat de OCMW-raad heeft vastgesteld.
- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen en meer bepaald art.41 lid 2 3° en art.249
- besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen
- ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen
De vaststelling van de aanpassing van het meerjarenplan behoort tot de voorbehouden bevoegdheden van de gemeenteraad/OCMW-raad.
Christel Van Hoeymissen, financieel directeur, leidt dit agendapunt in.
Raadslid Bart Van Doren vraagt of hij goed begrepen heeft dat de budgetten die verschoven worden van 2023 naar 2024, er uitgehaald werden in 2023, maar nog niet in 2024 werden gezet.
Christel Van Hoeymissen antwoordt hierop dat hier nu enkel de focus ligt op 2023. Voor wat betreft 2024 en 2025 is er geen verschil t.o.v. het meerjarenplan van dit voorjaar. Ze zijn er hier al wel uitgehaald, maar nog niet verwerkt in 2024, omdat we dat totaalplaatje - aanpassingen voor 2024, 2025 en 2026 - zullen voorleggen op de gemeenteraad van december. Hier ligt dus enkel de focus op het lopende jaar.
Bart Van Doren vraagt of de detail kan bezorgd worden.
Christel Van Hoeymissen geeft aan deze te zullen bezorgen.
Raadslid Mark Verbruggen zegt dat het hem opvalt dat er heel wat zaken uitgevallen zijn en doorgeschoven werden naar volgend jaar.
Financieel directeur Van Hoeymissen geeft aan dat dit allerlei redenen heeft, zoals bv. vertraging in uitvoering waarbij we nu al weten dat de gunning niet meer voor nu is, of wanneer de voorbereiding nog niet volledig administratief verwerkt is, of omdat je moet wachten op anderen bv. voor het fietspad. Dat ligt niet in onze handen. Hiervoor zijn we afhankelijk van anderen. De redenen zijn dus divers.
Raadslid Bart Van Doren wil nog even terugkomen op TaaS, de verwerking door Haviland. Is daar al rekening gehouden met die kwantumkorting van 24 naar 14?
Christel Van Hoeymissen zegt dat hier zeker rekening mee gehouden werd. Bij de uitgaven heb je enerzijds TaaS. Daarbij hebben we gekeken naar de aantallen per trajectcontrole en hoeveel we hiervoor betaalden, dus wat is de verwerkingskost. Dit hebben we dan geëxtrapoleerd. Luik 2 is dan Haviland, het sanctionerende waarvoor we moeten betalen. Momenteel betalen we hier 24 euro per dossier. Die korting krijgen we, maar pas na verloop van het jaar. We gaan er van uit dat dit dan zal terugvallen naar 14 euro, maar die korting is verrekend in de budgetten van 2024 en niet in 2023. De creditnota hiervoor zullen we pas in het voorjaar van 2024 krijgen. We hebben hier dus wel rekening mee gehouden, maar pas in het budget van 2024. In 2025 zijn we er dan opnieuw van uit gegaan dat we die kwantumkorting krijgen. Dat hebben we dan meegenomen in onze extrapolatie voor 2025. Er is dus rekening mee gehouden, maar dit is niet onmiddellijk zichtbaar in 2023, omdat we die afrekening pas volgend jaar krijgen. Als we die pas in april 2024 ontvangen, kan dit absoluut niet meer verwerkt worden in de jaarrekening van 2023.
Raadslid Kim Fertinel vraagt of er een overzicht is van wat trajectcontrole is en wat de andere zaken zijn die onder GAS5 vallen?
Christel Van Hoeymissen kan, aan de hand van de gegevens van Haviland, zien dat het in het eerste kwartaal over 2.700 dossiers ging en in het tweede kwartaal over 10.600 dossiers. Wanneer je die lijn kan doortrekken, weet je ongeveer wat trajectcontrole is en wat NK7 is. De trajectcontroles werden niet op alle plaatsen tegelijk ingevoerd. Bij de verwerking van het derde kwartaal zal het duidelijker worden, omdat dan alle trajectcontroles effectief in voege waren.
Mark Verbruggen vraagt of de anderen daar dan niet inzitten, die waar pv's van werden opgemaakt.
Burgemeester Conny Moons reageert hierop dat het enkel over GAS-boetes gaat. Vanaf het moment dat er een pv moet worden opgemaakt, is dat geen GAS-boete, dus daar innen wij niets voor.
Op vraag van Bart Van Doren geeft de financieel directeur nog mee dat de 2.700 dossiers van het eerste kwartaal dus enkel over vaststellingen met NK7 gaan. In het eerste kwartaal was er namelijk nog geen enkele trajectcontrole actief. Tussen 1 april en 30 juni heeft Haviland 10.600 dossiers gefactureerd.
Burgemeester Conny Moons vult aan dat het in dalende lijn gaat.
Kim Fertinel merkt op dat er inderdaad verwacht werd dat het zou zakken, vandaar dus ook de prognose naar 2024 of 2025. Ik denk niet dat we daar dezelfde cijfers moeten nemen zoals we die vandaag zien.
Christel Van Hoeymissen reageert hierop dat er sowieso een vermindering voorzien is. Het is moeilijk in te schatten wat het gedrag zal zijn en in welke mate het zal verminderen. In de prognose zit een vermindering, zowel qua ontvangsten als qua uitgaven.
Namens 11 GRC Maatschappij,
Veerle BAUDET
Secretaris GRC
Mark VERBRUGGEN
Voorzitter GRC Maatschappij