Besluit  02 Gemeenteraad

Aanleiding en context

Volgens het decreet van het deeltijds kunstonderwijs is het verplicht om een academiereglement te hebben. Het academiereglement regelt de betrekkingen tussen het schoolbestuur en de leerlingen en desgevallend de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige leerling onder hun bewaring hebben.
Het academiereglement moet een aantal verplichte elementen bevatten zoals bepaald in artikel 58 van het decreet betreffende het deeltijds kunstonderwijs.

Het huidige academiereglement dateert van 25 oktober 2022 en was aan een update toe.  Het voorliggende academiereglement is gebaseerd op het model van academiereglement van de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten (maart 2025).

 

Juridische grond

- decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen

- decreet van 9 maart 2018 van het deeltijds kunstonderwijs, artikels 3, 38, 58 en 60

- beslissing van de gemeenteraad van 26 juni 2018 houdende goedkeuring van het academiereglement voor het deeltijds kunstonderwijs, en latere wijzigingen

Motivering

Wijzigingen in het academiereglement:

artikel 2: verwijderd:

"Bij elke wijziging van het reglement en/of artistiek pedagogisch project verklaren de leerlingen/ouders zich opnieuw schriftelijk akkoord met de wijzigingen. Indien zij zich niet met de wijzigingen akkoord verklaren, kan de leerling niet worden ingeschreven het daaropvolgende schooljaar."

Toegevoegd: "Bij elke wijziging van het academiereglement en/of artistiek pedagogisch project informeert het schoolbestuur de leerlingen/ouders en geeft hierbij toelichting indien de leerling/ouders dit wensen. De leerlingen/ouders verklaren zich opnieuw schriftelijk of digitaal akkoord met de wijzigingen. Indien zij zich niet met de wijzigingen akkoord verklaren, kan de leerling niet worden ingeschreven het daaropvolgende schooljaar."

artikel 3: Stond nog "De Heide", vervangen door "GC Gerard Walschap, Sint-Jozefstraat 44, 1840 Londerzeel St.Jozef"
Toegevoegd: "6. Lesdag: elke dag waarop de leerling een lesactiviteit heeft."

artikel 4: verwijderd: "Leerlingen/ouders houden zich eraan om enkel correcte en actuele gegevens aan de academie te verstrekken en om de academie op de hoogte te brengen zodra er zich wijzigingen in de leerlingengegevens voordoen."

Toegevoegd:"a. Geeft de leerling of een van de ouders een e-mailadres en/of telefoonnummer door aan de academie, dan aanvaardt het dat e-mailadres en/of telefoonnummer als één van de mogelijke communicatiekanalen voor de academie en het schoolbestuur. De leerling/ouders engageren zich om de communicatie actief op te volgen. b. De ouders van minderjarige leerlingen bezorgen bij inschrijving de contactgegevens van ten minste één ouder aan de academie, dit met het oog op een snelle communicatie in geval van onvoorziene omstandigheden zoals een noodsituatie, ongeval… c. Leerlingen/ouders houden zich eraan om enkel correcte en actuele gegevens aan de academie te verstrekken en om de academie op de hoogte te brengen zodra er zich wijzigingen in de leerlingengegevens voordoen."

Bij §9: hieraan gekoppeld: Nieuw! Bijlage rond deconnectie met info over: In het lokale afsprakenkader worden minimaal volgende thema’s opgenomen:

o Beheersbaar houden berichtenstroom

o Timing van het versturen van berichten

o Timing van het lezen en beantwoorden van berichten

o Communicatie en bereikbaarheid bij ziekte

o Communicatie en bereikbaarheid bij overmacht en tijdens noodsituaties

o Communicatie en bereikbaarheid tijdens vakantieperiodes

nieuw artikel 10bis: "§1. Als de leerling zich voor 1 oktober uitschrijft, betaalt het schoolbestuur het inschrijvingsgeld volledig terug. Na die datum betaalt het schoolbestuur het inschrijvingsgeld niet terug. §2. Een leerling die in de loop van het schooljaar door de regelgeving op het deeltijds kunstonderwijs niet langer als een regelmatige leerling wordt beschouwd, wordt uitgeschreven en kan de leeractiviteiten niet langer bijwonen, tenzij mits uitdrukkelijk akkoord van de directeur. §3. Het uitschrijven van de leerling kan geen aanleiding zijn om het betaalde inschrijvingsgeld, retributies of bijdragen terug te vorderen, met uitzondering van de uitschrijving voor 1 oktober zoals vermeld in §2."

artikel 11: punt 2. Datum betaling wettelijk voorziene inschrijvingsgeld gewijzigd van 30 september naar 31 oktober.

Het wettelijk voorziene inschrijvingsgeld voor het organiseren van DKO moeten worden betaald uiterlijk 31 oktober, zo niet wordt de leerling beschouwd als een niet-regelmatige leerling. De inschrijving van de niet-regelmatige leerling wordt ongedaan gemaakt. De leerling kan de leeractiviteiten niet langer bijwonen, tenzij mits uitdrukkelijk akkoord van de directeur. De retributie voor het organiseren van DKO moeten worden betaald uiterlijk 30 september.

artikel 12: bijdrage retributie optrekken naar €15 

De vastgestelde retributiebijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex.
De indexering gebeurt telkens op 1 april, op basis van de gezondheidsindex van de maand maart t.o.v. de maand maart van het voorgaande jaar.
Alle geïndexeerde bedragen worden afgerond naar een veelvoud van 10 cent.
Volgende formule voor indexering wordt gehanteerd:
Geïndexeerd bedrag = basisbedrag x nieuwe index/basisindex
Waarbij:
• Basisbedrag = het bedrag dat in het reglement is vastgelegd
• Basisindex = de gezondheidsindex van de maand waarop het tarief oorspronkelijk werd vastgelegd (maart 2026)
• Nieuwe index = gezondheidsindex van de referentiemaand voor de indexering

aangepast: Niet-regelmatige leerlingen (de zogenaamde vrije leerlingen) betalen als volwassene het verminderde inschrijvingsgeld van het ministerieel vastgelegde wettelijke inschrijvingsgeld dat een regelmatige leerling zou moeten betalen voor zijn inschrijving in dat domein en de bijkomende gemeentelijke retributie en niet-regelmatige leerlingen (de zogenaamde vrije leerlingen) betalen als jongere 75 (i.p.v. 65) euro en de bijkomende gemeentelijke retributie.

De aanrekening voor auteurs- of reprografierechten en voor benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het volgen van de opleiding, gebeurt tegen de kostprijs.

Kanttekening: Dit deden we al voor leerlingen musical die in de tweede graad muziek bijkomend de lessen musical volgen. Inschrijvingsgeld VL optrekken van 65 naar 75 euro is nodig o.v. indexering lonen leerkracht. Het officiële inschrijvingstarief jongeren bedraagt voor 2026-2027 89 euro en het verminderd inschrijvingsgeld 59 euro. 75 euro ligt daar ergens tussenin.

Jaarlijks wordt voor de start van de inschrijvingen een lijst met de uitgaven die tijdens het betrokken schooljaar worden gevraagd of kunnen worden gevraagd, bekendgemaakt via de website (verwijderd: "en online inschrijvingsplatform"). Voor uitgaven waarvan de kostprijs nog niet duidelijk kan worden vastgelegd, wordt een benaderende of richtprijs opgegeven.

artikel 13: Het schoolbestuur biedt tegen betaling de volgende diensten en materialen aan in het kader van de opleiding of om de opleiding te verlevendigen ten bedrage van max. 200 (i.p.v. 100) euro per domein. (omwille van uitstappen muziekgeschiedenis)

artikel 14: Leerlingen of ouders die het moeilijk hebben om het inschrijvingsgeld en/of de bijdragen te betalen, kunnen zich wenden tot de directeur. Het schoolbestuur kan, na advies van de directeur en in samenspraak met de leerling of ouders een van volgende afwijkingen op de betaling toestaan: spreiding van betaling met de laatste betalingsschijf die moet volbracht worden uiterlijk 31 oktober (i.p.v. 31 december) van het lopende schooljaar.

artikel 20: nieuw: "1. Afwezigheid wegens ziekte: afwezigheid wegens ziekte voor 1 dag: een verklaring van de ouders of de meerderjarige leerling. Dit kan maximaal vier keer in hetzelfde schooljaar."

verwijderd: "Afwezigheid om een familieraad bij te wonen: attest van het vredegerecht"

nieuw: "14. Afwezigheid om als lid van een amateurkunstenorganisatie actief deel te nemen aan een culturele manifestatie (zoals een optreden, een toneeluitvoering,… een repetitie valt hier niet onder): een uitnodiging, een flyer, affiche of ander verantwoordingsstuk dat door de directeur wordt aanvaard

15. Afwezigheid voor deelname aan een oudercontact of een participatieorgaan van een onderwijsinstelling: een uitnodiging naar het oudercontact, de ouderraad of de academieraad"

§3: Verwijderd: "De directeur kan aan een leerling per schooljaar maximaal drie afwezigheden per vak toestaan wegens omstandigheden van persoonlijke aard."

Toegevoegd: "De directeur kan een leerling toestaan dat hij afwezig is wegens omstandigheden van persoonlijke aard. Die afwezigheden worden beschouwd als gewettigd. De leerling hoeft hiervoor geen specifiek attest in te dienen. Die afwezigheden worden beschouwd als gewettigd."

artikel 21: verwijderd §3: "Onverminderd de gevolgen die het decreet betreffende het deeltijds kunstonderwijs voorschrijft, kan de directeur beslissen om de leerling uit te schrijven wanneer de leerling gedurende dertig opeenvolgende kalenderdagen ongewettigd afwezig blijft en na contactname niet te kennen geeft dat hij de lessen opnieuw zal bijwonen. De schoolvakanties schorten de periode van dertig kalenderdagen op. Het uitschrijven van de leerling kan geen aanleiding zijn om het betaalde inschrijvingsgeld, retributies of bijdragen terug te vorderen."

artikel 24: verwijderd: "Het schoolbestuur verzekert het toezicht in de hoofdvestigingsplaats gedurende 15 minuten voor het begin van de les tot 15 minuten na het einde van de les. Het schoolbestuur verzekert geen toezicht in de andere vestigingsplaatsen. De leerlingen en de ouders gedragen zich daarbij naar de onderrichtingen terzake. Leerlingen wachten op de locatie die door de toezichthouder/leerkracht wordt aangeduid."

Toegevoegd: "Het schoolbestuur verzekert het toezicht vanaf het begin van de les tot het einde van de les. De leerlingen en de ouders gedragen zich daarbij naar de onderrichtingen terzake. Leerlingen verzamelen en wachten op de locatie die door de leerkracht of toezichthouder wordt aangeduid."

Artikel 26: verwijderd §1: "administratieve en inschrijvingsformaliteiten"

artikel 34: verwijderd §1: "door de inspectie gevalideerde"
aangepast: bijlage nummer 1 wordt 2 en 2 wordt 3
aangepast: "de directeur oordeelt dat de alternatieve leercontext relevant is voor het verwerven van de onderwijsdoelen."
verwijderd: "basiscompetenties, specifieke eindtermen of het behalen van de beroepskwalificatie."

aangepast §2: bijlage nummer 3 wordt 4

artikel 35: aangepast: "onderwijsdoelen" i.p.v. "einddoelen"

artikel 40: aangepast: toezicht op de "minderjarige" leerling

artikel 45: rol samenspeler is meer uitgediept: "Bij de SAMENSPELER beogen we de ontwikkeling van het samen werken en het samen maken, het respect tonen voor anderen en hun werk en het feedback geven en ontvangen, alert te zijn op en naast een podium, verantwoordelijkheid en initiatief te nemen. "

aangepast: Enkel externe jury in eindjaren topgrade

artikel 49: toegevoegd punt 2: "Het brengt de leraar / de directeur / het secretariaat onmiddellijk op de hoogte van iedere situatie waarvan het vermoedt dat deze een ernstig en onmiddellijk gevaar voor de veiligheid en de gezondheid met zich brengt, alsmede van elk vastgesteld gebrek in de beschermingssystemen."

artikel 52: aangepast: de "regelmatig" ingeschreven leerlingen. "€60" huurprijs i.p.v. €40

punt 3: toegevoegd: "Met uitzondering van de 1/16, 1/8, ¼, ½, ¾ de strijkinstrumenten."

punt 4: aangepast: Indien de leerkracht dit onderhoud nodig acht, dient de ontlener het instrument hiervoor steeds op het secretariaat binnen te brengen in de tweede helft van de maand juni "op de vastgelegde momenten die door de academie via mail worden bekendgemaakt."

punt 7: verwijderd: normaal gebruik "thuis"

aangepast tekstblok vanaf punt 11:

Het instrument wordt jaarlijks nagekeken door de vakleerkracht die desgevallend een herstellings- en/of onderhoudsbeurt zal aanraden. Daartoe vult de leerkracht een onderhoudsfiche in.

Indien de ontlening niet wordt verlengd, dient het instrument op het secretariaat te worden ingeleverd in de tweede helft van juni van het lopende schooljaar. Bij voorkeur op de vastgelegde momenten die door de academie via mail worden bekendgemaakt. Het instrument wordt door de vakleerkracht nagekeken.. Zoals in punt 2° moet het instrument in goede staat worden afgeleverd.

Alle leerlingen dienen het huurgeld vóór 30 september van het betreffende schooljaar te betalen. Leerlingen die na 30 september een instrument willen huren betalen eveneens 60 euro, ongeacht de duur van het contract.

De leerlingen van 1.12, 2.1234 en 3.1 hebben steeds voorrang op het huren van een instrument. Indien er nog instrumenten beschikbaar zijn, kunnen leerlingen van de overige graden mits toelating van de directeur een instrument ontlenen. Wanneer de vraag naar een bepaald instrument groter is dan het aanbod, krijgen de nieuwste leerlingen voorrang.

Bij stopzetting van de studies in de loop van het schooljaar dient het instrument onmiddellijk te worden ingeleverd op het secretariaat en moet het instrument ook door de vakleerkracht nagekeken worden zoals gestipuleerd in punt 12.

Onderhoud en herstellingen gebeuren altijd in samenspraak met de academie bij een door de academie erkende vakman. De vakman geeft een attest/factuur van de herstelling dat u aan de academie bezorgt

Indien het instrument door meerdere leerlingen gedurende het schooljaar wordt ontleend, moet er vooraf een schema worden opgesteld waarin het gebruik gedurende het schooljaar wordt verdeeld. Dit schema wordt bij het begin van de ontlening aan het huurcontract gehecht en moet strikt gevolgd worden. Elke huurder van zo’n gedeeld instrument betaalt € 60.

Het instrument mag gebruikt worden voor activiteiten die niet in verband staan met de academie mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie. In dit geval is de ontlener ook zelf verantwoordelijk voor opgelopen schade of diefstal.

Bij vaststelling van enig ongeoorloofd gebruik van het instrument zal het onmiddellijk aan de academie dienen te worden terugbezorgd zonder recuperatie van het betaalde huurgeld.

De originele huurovereenkomst blijft bewaard in de academie. De ontlener krijgt een kopie wanneer de ontlener dit wenst.

artikel 53: toegevoegd: "Het is ook verboden te roken binnen een straal van 10 meter aan de in- en uitgang van de academie."

artikel 57: verwijderd: "Bladmuziek mag nooit worden gekopieerd zonder toestemming van de rechthebbende."

artikel 58: verwijderd: "De leerlingen respecteren te allen tijde de bepalingen zoals opgenomen in de privacyverklaring van het schoolbestuur. Deze privacyverklaring wordt schriftelijk of elektronisch bekendgemaakt."

toegevoegd: "§1. De academie respecteert te allen tijde de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van de leerlingen en/of ouders. Meer informatie over de persoonsgegevens die door de academie worden verwerkt is terug te vinden in de privacyverklaring. Deze privacyverklaring wordt schriftelijk of elektronisch bekendgemaakt. §2. De leerlingen en/of ouders respecteren de privacy en de bescherming van de persoonsgegevens van de personeelsleden en medeleerlingen zoals voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)."

artikel 60: toegevoegd: "Tucht- en ordemaatregelen kunnen geen aanleiding zijn om het betaalde inschrijvingsgeld, retributies of bijdragen terug te vorderen."

artikel 65: aangepast §2: De leerling/ouders kan een kopie krijgen van deze gegevens, "eventueel tegen betaling indien de vraag buitenproportioneel is."

artikel 66: verwijderd §1: "De academie zal geen leerlingengegevens meedelen aan derden, tenzij voor de toepassing van een wettelijke of reglementaire bepaling of in het kader van een overeenkomst die de academie afsluit met verwerkers voor leerplatformen, leerlingenvolgsysteem, leerlingenadministratie en dergelijke meer."

Toegevoegd §1: "De academie zal geen leerlingengegevens meedelen aan derden, tenzij voor deze verwerking een grondslag bestaat in toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zoals voor het naleven van een wettelijke of reglementaire bepaling of van een overeenkomst die de academie afsluit met verwerkers voor leerplatformen, leerlingenvolgsysteem, leerlingenadministratie en dergelijke meer. Een actuele lijst van deze verwerkers wordt opgenomen in de privacyverklaring van de academie."

verwijderd §2: "Een gemeenteraadslid kan in het kader van zijn controlerecht inzage krijgen in gegevens van leerlingen op voorwaarde dat deze gegevens noodzakelijk zijn om het controlerecht effectief uit te kunnen oefenen (aftoetsen van finaliteit, proportionaliteit, transparantie en veiligheid)"

toegevoegd §2: "Gemeenteraadsleden hebben het recht op inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van het gemeentelijk onderwijs betreffen overeenkomstig artikel 29 van het decreet over het lokaal bestuur en art. 84, §1 Nieuwe Gemeentewet. Dit betekent dat gemeenteraadsleden inzage hebben in alle dossiers, stukken en akten die nodig zijn om het bestuur van het gemeentelijk onderwijs te controleren en die van gemeentelijk/gemengd belang zijn (individuele leerlingendossiers vallen hier niet onder). Bij de uitoefening van het inzagerecht kunnen er persoonsgegevens verwerkt worden. In voorkomend geval moet er rekening worden gehouden met de algemene verordening gegevensbescherming."

Een leerling kan pas worden ingeschreven nadat hij/zij zich akkoord heeft verklaard met het academiereglement.

Vandaar dat vóór de start van de online inschrijvingen voor het schooljaar 2026-2027 het academiereglement moet worden aangepast.